Festpreis oder nach Aufwand? Wie Sie Softwareprojekte vergeben, ohne doppelt zu zahlen

Auf Ihrem Tisch liegen zwei Angebote für dasselbe System. Im ersten steht 60.000 €, Festpreis. Im zweiten 95 € pro Stunde, bei geschätzten 500 bis 700 Stunden, also irgendwo zwischen 47.500 und 66.500 €. Das erste wirkt sicherer, denn Sie kennen die Zahl.

Oft ist es das nicht. Ein Festpreis beseitigt das Risiko einer falschen Schätzung nicht. Er entscheidet nur, wer es trägt und wie Sie dafür bezahlen.

Was die beiden Modelle wirklich bedeuten

Festpreis: Der Auftragnehmer verspricht ein definiertes Ergebnis zu einem definierten Preis. Dauert die Arbeit länger als geschätzt, zahlt er. Deshalb kalkuliert er einen Puffer ein und schützt den vereinbarten Umfang: Jede Änderung wird zum Change Request mit eigenem Angebot.

Nach Aufwand (Time and Materials): Sie bezahlen die tatsächlich geleistete Zeit zum vereinbarten Satz. Dauert die Arbeit länger, zahlen Sie. Dafür können Sie jederzeit die Richtung ändern, ohne den Vertrag neu zu verhandeln.

	Festpreis	Nach Aufwand
Wer trägt das Schätzrisiko	Der Auftragnehmer, als Puffer im Preis	Sie
Änderungen im Projekt	Change Request und neues Angebot	Eine neue Priorität im Backlog
Was Sie vor dem Start brauchen	Ein detailliertes Lastenheft	Ein klares Ziel und Prioritäten
Budgetkontrolle	Eine Zahl, solange sich nichts ändert	Monatliche Obergrenze und regelmäßige Reviews
Wofür der Auftragnehmer bezahlt wird	Den vereinbarten Umfang in möglichst wenigen Stunden	Arbeit, die Sie gerne weiter bezahlen
Passt am besten zu	Kleinen, klar abgegrenzten Aufgaben	Allem, was sich unterwegs ändern wird

Warum der Festpreis oft teurer wird

Software zu schätzen ist schwer, für alle. Eine Untersuchung von McKinsey und der Universität Oxford mit mehr als 5.400 IT-Projekten ergab, dass große Projekte ihr Budget im Schnitt um 45 % und den Zeitplan um 7 % überschreiten und dabei 56 % weniger Nutzen liefern als geplant. Ein Festpreis macht das Schätzen nicht leichter. Er verlagert den Streit über die Schätzung in den Vertrag.

In der Praxis zeigt sich das auf vier Arten:

1. Der Puffer. Wer die Zahl garantiert, schlägt eine Marge für das Unbekannte auf. Sie bezahlen sie auch dann, wenn alles glattläuft.
2. Change Requests. Geschäftssoftware ändert sich fast immer, sobald die Anwender sie sehen. “Im Bericht fehlt noch eine Spalte” sind zwei Tage Arbeit, und im Festpreisprojekt ein neues Angebot, eine neue Freigabe und eine neue Rechnung.
3. Einsparungen, die Sie nicht sehen. Werden die Stunden knapp, wird dort gespart, wo bei der Abnahme niemand hinschaut: Tests, Dokumentation, Sicherheit.
4. Der Streit am Ende. Ist das ein Fehler oder eine Änderung? Jeder unklare Satz im Lastenheft wird zur Diskussion, genau dann, wenn Sie live gehen wollen.

Dazu kommt ein rechtlicher Unterschied. Ein Festpreisprojekt ist in Deutschland meist ein Werkvertrag (§ 631 BGB): Der Auftragnehmer schuldet einen Erfolg, und Sie nehmen das Werk förmlich ab (§ 640 BGB). Arbeit nach Aufwand ist meist ein Dienstvertrag (§ 611 BGB): Geschuldet ist die Tätigkeit, nicht ein bestimmtes Ergebnis. Das wirkt sich auf die Gewährleistung aus und darauf, wer welches Risiko trägt. Dies ist keine Rechtsberatung; lassen Sie den Vertrag von einem Anwalt prüfen.

Wann ein Festpreis sinnvoll ist

• Kleine, klar abgegrenzte Aufgaben. Eine Schnittstelle, ein Bericht, ein Upgrade von .NET 8 auf .NET 10 mit bekanntem Umfang.
• Eine Spezifikation, die sich nicht ändert. Zum Beispiel eine Schnittstelle, die eine Behörde oder ein anderes System vorgibt.
• Die Analyse am Anfang. Einige Wochen, um die Prozesse zu verstehen, die Anforderungen aufzuschreiben und den Rest zu schätzen. Das ist der sicherste Ort für einen Festpreis.

Wann Arbeit nach Aufwand sinnvoll ist

• Die Anforderungen werden sich ändern, sobald die Anwender die erste Version sehen. Bei Geschäftssoftware ist das fast immer so.
• Langfristige Weiterentwicklung und Wartung, bei der die Arbeit nie wirklich endet.
• Die Übernahme eines bestehenden Systems, bei der niemand weiß, wie viel im Code steckt. Mehr dazu in unserem Artikel zur Übernahme einer .NET-Anwendung.

Die Kombination, die sich in der Praxis bewährt

1. Schritt 1Analyse zum Festpreis
2. Schritt 2Erste Version mit Monatsdeckel
3. Schritt 3Demo alle zwei Wochen
4. Schritt 4Weiterentwicklung in Monatsblöcken

Die erste Entscheidung hat einen bekannten Preis: eine Analyse von ein bis drei Wochen, danach haben Sie die Anforderungen, eine grobe Architektur und eine Schätzung in Spannen. Ab dann läuft die Arbeit nach Aufwand mit monatlicher Obergrenze, und alle zwei Wochen sehen Sie lauffähige Software. Sie binden sich nie für mehr als einen Monat, und wenn die Zusammenarbeit nicht passt, gehen Sie mit der Analyse und dem Code.

So schützen Sie sich bei Arbeit nach Aufwand

• Eine monatliche Obergrenze, schriftlich. Der Auftragnehmer warnt Sie bei 80 % des Budgets, nicht erst, wenn es aufgebraucht ist.
• Eine Demo alle zwei Wochen. Lauffähige Software, keine Statusberichte.
• Stunden pro Aufgabe. Jede Stunde hängt an einem Ticket, das Sie öffnen können.
• Der Code in Ihrem Repository, vom ersten Tag an.
• Monatliche Kündigung. Wenn es nicht funktioniert, können Sie aufhören.
• Schätzungen in Spannen, regelmäßig aktualisiert. “Drei bis fünf Wochen” ist ehrlich. “Genau 27 Tage” nicht.

Warnsignale in einem Festpreisangebot

• Ein Preis ohne detailliertes Lastenheft. Der Anbieter hat seine eigenen Annahmen kalkuliert, nicht Ihr System.
• “Änderungen werden gesondert berechnet” ohne Stundensatz und ohne Verfahren.
• Keine Abnahmekriterien. Niemand weiß, wann die Arbeit fertig ist.
• Kein Wort zu Tests, Dokumentation und Übergabe.
• Ein Preis weit unter den anderen. Die Differenz kommt meist über Change Requests zurück.

Realistische Preisspannen finden Sie in unserem Artikel Was kostet Individualsoftware?, Tagessätze im Artikel zum Stundensatz von .NET-Freelancern.

Wie Sie ein Lastenheft schreiben, das Anbieter fair kalkulieren können, lesen Sie im Artikel Lastenheft für Software.

Wie wir arbeiten

Genau so arbeiten wir. ProCoding ist ein .NET-Studio aus Split in Kroatien, und wir entwickeln und betreuen Geschäftsanwendungen in .NET und Blazor. Meist beginnen wir mit einer kurzen Analyse zum vereinbarten Preis und arbeiten dann in Monatsblöcken mit Obergrenze, mit einer Demo alle zwei Wochen und dem Code in Ihrem Repository vom ersten Tag an, monatlich kündbar. Für größere Projekte bekommen Sie auch einen .NET-Freelancer in Vollzeit für die Dauer des Projekts. Der erste Schritt ist ein kostenloses 30-minütiges Gespräch, in dem wir uns Ihr Projekt und Ihre vorliegenden Angebote ansehen.

Quellen

• Delivering large-scale IT projects on time, on budget, and on value, McKinsey, 1. Oktober 2012
• § 631 BGB, Werkvertrag, § 640 BGB, Abnahme und § 611 BGB, Dienstvertrag, Gesetze im Internet