Was kostet Individualsoftware? Realistische Preise für Geschäftssoftware und was sie treibt

Die Excel-Tabelle, die fünf Leute gleichzeitig bearbeiten, ist zum Geschäftssystem geworden. Jemand überschreibt eine Spalte, niemand weiß, welche Version aktuell ist, und der Monatsbericht dauert zwei Tage. Also holen Sie Angebote für eine richtige Anwendung ein und bekommen drei: 15.000 €, 60.000 € und 150.000 €. Für etwas, das nach derselben Sache klingt.

Es ist nicht dieselbe Sache. Jeder Anbieter hat stillschweigend einen anderen Umfang angenommen. In diesem Artikel finden Sie die Preisspannen, die Faktoren, die den Preis bewegen, und die Fragen, mit denen Angebote vergleichbar werden.

Drei Größen, drei Preise

Software wird in Arbeitstagen bezahlt. Die Tabelle rechnet Tage zu einem Beispiel-Tagessatz von 800 € in Euro um. Das liegt nahe am durchschnittlichen Freelancer-Stundensatz in Deutschland, Österreich und der Schweiz (103 € laut Freelancer-Kompass 2026). Agenturen verlangen meist mehr, Nearshore-Teams oft weniger. Multiplizieren Sie die Tage mit dem Satz aus Ihrem eigenen Angebot.

Größe	Was das typischerweise ist	Arbeitstage	Bei 800 € pro Tag
Kleines internes Werkzeug	Ein Prozess, einige Masken, eine oder zwei Benutzerrollen. Ersetzt eine gemeinsame Tabelle: Wartung von Geräten, Freigaben, ein einfaches Bestellprotokoll.	15 bis 40	12.000 € bis 32.000 €
Geschäftsanwendung	Mehrere verbundene Prozesse, Rollen und Berechtigungen, Berichte und Exporte, eine oder zwei Schnittstellen (ERP, E-Mail, Buchhaltung).	60 bis 150	48.000 € bis 120.000 €
Größeres System	Ein Kunden- oder Partnerportal, viele Schnittstellen, Übernahme jahrelanger Altdaten, strenge Anforderungen an Verfügbarkeit und Sicherheit.	200 und mehr	160.000 € und mehr

Das sind Orientierungswerte, kein Angebot. Aber wenn ein Angebot fünfmal günstiger ist als die anderen, beschreibt es fast sicher ein kleineres System als das, das Sie im Kopf haben.

Was den Preis treibt

Die Zahl der Masken ist weniger wichtig, als man denkt. Wichtiger ist das:

• Schnittstellen. Jedes System, mit dem die Anwendung spricht (ERP, Webshop, Bank, E-Mail), kostet Tage, und ein Altsystem ohne API kostet viele. Mehr dazu im Artikel über Systemintegration statt manueller Dateneingabe.
• Rollen und Berechtigungen. „Alle sehen alles“ ist günstig. „Die Regionalleiterin sieht nur ihre Region und gibt bis 5.000 € frei“ ist es nicht.
• Berichte und Exporte. Jeder Bericht, den Ihre Buchhaltung in einem genauen Format braucht, ist ein kleines Projekt für sich.
• Altdaten. Zehn Jahre Tabellen und eine alte Datenbank in eine saubere Struktur zu überführen, dauert oft länger als die Masken zu bauen.
• Verfügbarkeit und Sicherheit. Ein internes Werkzeug für zehn Personen und ein Portal für Ihre Kunden brauchen ganz unterschiedlich viel Schutz, Überwachung und Tests.
• Meinungsänderungen. Der teuerste Faktor von allen. Eine Anforderung, die nach der Umsetzung geändert wird, kostet ein Vielfaches dessen, was sie auf dem Papier gekostet hätte.

Von der Idee bis zum Betrieb

Ein gutes Projekt beginnt nicht mit sechs Monaten Entwicklung. Es beginnt klein und bringt früh echte Nutzer darauf:

1. 1 bis 2 WochenWorkshop: Prozess, Nutzer, was ein Muss ist und was warten kann
2. 4 bis 8 WochenErste Version nur für den Kernprozess
3. 2 bis 4 WochenPilot mit echten Nutzern und echten Daten
4. EinführungDatenübernahme, Schulung, Abschalten der Tabelle
5. DanachVerbesserungen in kleinen Schritten, je nachdem, wie die Leute wirklich arbeiten

Zahlung pro Phase begrenzt auch Ihr Risiko. Zeigt die erste Version, dass die Idee nicht funktioniert, haben Sie einen Bruchteil des Budgets ausgegeben, nicht alles.

Die Kosten nach dem Start

Die Entwicklung ist einmalig. Das hier nicht:

• Hosting. Eine kleine Geschäftsanwendung auf Azure kostet meist zwischen einigen Dutzend und einigen Hundert Euro im Monat, je nach Nutzern und Datenmenge. Mehr im Artikel über Azure-Kosten senken.
• Updates. Jede LTS-Version von .NET bekommt drei Jahre lang Sicherheitsupdates. Danach muss die Anwendung auf eine neuere Version. In unserer Übersicht zum .NET Support-Ende sehen Sie, wann welche Version ausläuft.
• Änderungen. Das Geschäft ändert sich, also auch die Software.

Unsere Faustregel: Planen Sie pro Jahr 15 bis 20 % des Entwicklungspreises für Wartung und kleine Änderungen ein. Eine Anwendung, um die sich fünf Jahre niemand kümmert, endet wie die im Artikel über die wahren Kosten einer Altanwendung.

Standardsoftware oder Individualsoftware?

Individualsoftware ist nicht immer die richtige Antwort. Oft ist ein Standardprodukt günstiger und besser.

	Standardsoftware	Individualsoftware
Start	In Tagen	In Wochen oder Monaten
Anfangskosten	Niedrig, dann eine Lizenz pro Nutzer	Höher, dann Wartung
Passform	Sie passen sich dem Produkt an	Die Software passt sich Ihrem Prozess an
Schnittstellen	Was der Hersteller anbietet	Was immer Sie brauchen
Eigentum	Das Produkt gehört dem Hersteller	Der Code gehört Ihnen

Kaufen Sie, wenn Ihr Prozess Standard ist: Buchhaltung, Lohnabrechnung, CRM für einen normalen Vertrieb. Entwickeln Sie, wenn der Prozess das ist, was Sie vom Wettbewerb unterscheidet, oder wenn er Systeme verbinden muss, die kein Produkt verbindet.

So bekommen Sie vergleichbare Angebote

Schicken Sie jedem Anbieter dieselbe kurze Beschreibung:

1. Beschreiben Sie den Prozess, nicht die Masken. Wer macht was in welcher Reihenfolge, und was läuft heute schief.
2. Listen Sie die Schnittstellen auf. Welche Systeme, und ob sie eine API haben.
3. Sagen Sie, wer sie nutzt. Wie viele Personen, welche Rollen, Mitarbeitende oder Kunden.
4. Trennen Sie Muss von Kann. Die erste Version sollte nur das Muss enthalten.
5. Verlangen Sie eine Schätzung in Tagen pro Phase, nicht nur eine Gesamtsumme.
6. Fragen Sie, wem der Code gehört. Ihnen, ab dem ersten Tag, in Ihrem eigenen Repository.
7. Fragen Sie, was nach dem Start passiert. Wer wartet, wie Änderungen abgerechnet werden und wie schnell dringende Fehler behoben werden.

Für ein größeres Projekt machen Sie aus dieser Beschreibung ein vollständiges Lastenheft.

Ob Sie zum Festpreis oder nach Aufwand beauftragen, ist eine eigene Entscheidung. Mehr dazu im Artikel Festpreis oder nach Aufwand?

Wenn KI Teil des Plans ist, schlüsselt der Artikel über die Kosten einer KI-Einführung diesen Teil gesondert auf.

Wie wir arbeiten

Genau das machen wir. ProCoding ist ein .NET-Studio aus Split in Kroatien, und wir entwickeln Geschäftsanwendungen mit .NET, Blazor und Azure, an Systemen, auf die Unternehmen wirklich angewiesen sind, von Kalibrierungssoftware für Bugatti Rimac bis zu einer Reiseplattform. Wir arbeiten remote in derselben Zeitzone wie Sie.

Wir beginnen mit einem kostenlosen 30-minütigen Gespräch. Wir sehen uns den Prozess an und sagen Ihnen ehrlich, ob Sie entwickeln, kaufen oder vorerst bei der Tabelle bleiben sollten. Wenn Entwicklung sinnvoll ist, bekommen Sie eine Schätzung in Tagen pro Phase, und der Code gehört ab dem ersten Tag Ihnen.

Quellen

• Freelancer-Kompass 2026: Stundensätze fallen erstmals seit Jahren, freelancermap, 17. März 2026
• .NET and .NET Core support policy, Microsoft