Skriver dina medarbetare av data från ett system till ett annat? Vad det egentligen kostar och hur du slutar

En beställning kommer in i webbutiken. Någon skriver in den i affärssystemet. Sedan skriver någon annan in samma uppgifter i Excel åt lagret, och en tredje person mejlar en orderbekräftelse till kunden. Varje dag, för varje beställning. När du frågar varför blir svaret alltid detsamma: så har vi alltid gjort.

Ingen ser det som ett problem, eftersom det inte syns på någon faktura. Men du betalar för det varje månad.

Vad det egentligen kostar

Det här är en exempelkalkyl. Sätt in dina egna siffror:

Post	Värde
Personer som skriver av data	5
Tid per person och dag	2 timmar
Arbetsdagar per år	220
Timmar totalt per år	2 200
Kostnad per arbetstimme, säg	20 €
Kostnad per år	44 000 €

Och det är bara tiden. Manuell inmatning har kostnader som inte syns i timmarna:

• Fel. En felskriven adress, en dubblerad beställning, ett fel belopp. Vart och ett slutar som en reklamation, en retur eller en arg kund.
• Fördröjning. Uppgifterna i det andra systemet ligger alltid efter, ibland en timme, ibland en dag. Lagret vet inte vad som har sålts, och säljarna vet inte vad som finns i lager.
• Beroende av en person. Det finns alltid någon som ”vet hur det funkar”. När den personen har semester står arbetet still.
• Ingen tillväxt utan nyanställningar. Dubbelt så många beställningar betyder dubbelt så mycket manuell inmatning, och dubbelt så många personer.
• Folk slutar. Ingen tycker om att sitta hela dagen och kopiera från ett fönster till ett annat.

Där det händer oftast

• webbutiken och affärssystemet eller bokföringsprogrammet
• CRM-systemet och offerter, sedan beställningar
• försäljning och lager
• leverantörs- och partnerportaler, sedan ditt eget system
• Excelfiler som skickas runt per mejl mellan avdelningar
• månadsrapporter som varje gång sätts ihop för hand från flera källor

Om du kände igen bara en av dem finns det en besparing där.

Hur system kopplas ihop

Du behöver inte byta ut de system du har. Du behöver få dem att prata med varandra. Beroende på vad varje system stöder finns det några sätt:

• Direkt, via ett API. Systemen utbyter data själva, i samma ögonblick som något händer. En beställning i webbutiken blir direkt en order i affärssystemet.
• Automatisk import och export av filer. När ett gammalt system inte klarar något annat exporteras en fil, bearbetas och importeras utan att någon rör den.
• Schemalagd synkronisering. Med några minuters mellanrum eller varje natt, för data som inte behöver vara omedelbar.

Lösningen är oftast en kombination, anpassad efter vad varje system klarar.

I vilken ordning

1. KartläggningVar data skrivs av och hur lång tid det tar
2. Dyraste flödetDet som kostar mest kommer först
3. Koppla ihopSystemen pratar med varandra av sig själva
4. ÖvervakaEtt larm när något fastnar

Du kopplar inte ihop allt på en gång. Det flöde som kostar mest kopplas först, och besparingen från det betalar ofta nästa.

Det här ska du se upp med

• Vad händer när ett system ligger nere? En bra integration tappar inte data när ett partnersystem går ner. Den väntar och försöker igen, i stället för att tyst hoppa över en beställning.
• Vilket system bestämmer? För varje uppgift måste det vara klart var sanningen finns: priser i affärssystemet, kunder i CRM-systemet. Annars skriver två system över varandra i all oändlighet.
• Vem får veta när något fastnar? En integration utan övervakning är farligare än manuell inmatning, eftersom ett fel kan växa i det tysta i veckor. Hur du sätter upp övervakning står i artikeln om övervakning av applikationer.

Så arbetar vi

ProCoding är en .NET-studio från Split i Kroatien, och att koppla ihop system är en av våra huvudtjänster: webbutiker, affärssystem, CRM-system, partnerportaler och allt som har ett API eller åtminstone en filexport. Vi börjar med en kartläggning av dataflödena och en kalkyl över vad vart och ett kostar, och kopplar först ihop det som gör mest ont. Det första steget är ett kostnadsfritt samtal på 30 minuter.