Vaši ljudi ručno prepisuju podatke iz jednog sustava u drugi? Koliko to stvarno košta i kako to prestati

Narudžba stigne u webshop. Netko je prepiše u ERP. Onda netko drugi prepiše iste podatke u Excel za skladište, a treći pošalje kupcu mail s potvrdom. Svaki dan, za svaku narudžbu. Kad pitate zašto, odgovor je uvijek isti: tako smo oduvijek radili.

Nitko to ne vidi kao problem, jer se ne pojavljuje ni na jednom računu. Ali plaćate ga svaki mjesec.

Koliko to stvarno košta

Ovo je primjer računice. Uvrstite svoje brojke:

Stavka	Iznos
Ljudi koji prepisuju podatke	5
Vrijeme po osobi dnevno	2 sata
Radnih dana godišnje	220
Ukupno sati godišnje	2.200
Trošak sata rada, recimo	20 €
Trošak godišnje	44.000 €

I to je samo vrijeme. Ručni unos ima i troškove koji se ne vide u satima:

• Greške. Krivo prepisana adresa, dupla narudžba, pogrešan iznos. Svaka završi kao reklamacija, povrat ili ljut kupac.
• Kašnjenje. Podaci u drugom sustavu uvijek kasne, nekad sat, nekad dan. Skladište ne zna što je prodano, prodaja ne zna što je na skladištu.
• Ovisnost o jednoj osobi. Uvijek postoji netko tko “zna kako to ide”. Kad je na godišnjem, posao stoji.
• Rast bez zapošljavanja nije moguć. Duplo više narudžbi znači duplo više prepisivanja, pa i duplo više ljudi.
• Ljudi odlaze. Nitko ne voli cijeli dan prepisivati iz jednog prozora u drugi.

Gdje se to najčešće događa

• webshop i ERP ili knjigovodstveni program
• CRM i ponude, pa narudžbe
• prodaja i skladište
• portali dobavljača i partnera, pa vlastiti sustav
• Excel tablice koje kruže mailom između odjela
• mjesečni izvještaji koji se svaki put ručno slažu iz nekoliko izvora

Ako ste prepoznali barem jedno, tu je ušteda.

Kako se sustavi povezuju

Ne treba mijenjati sustave koje imate. Treba ih natjerati da razgovaraju. Ovisno o tome što koji sustav podržava, postoji nekoliko načina:

• Izravno, preko API-ja. Sustavi razmjenjuju podatke sami, u trenutku kad se nešto dogodi. Narudžba u webshopu odmah postaje narudžba u ERP-u.
• Automatski uvoz i izvoz datoteka. Kad stari sustav ne zna ništa drugo, datoteka se izveze, obradi i uveze bez ičije ruke.
• Sinkronizacija u zadano vrijeme. Svakih nekoliko minuta ili svake noći, za podatke koji ne moraju biti trenutni.

Najčešće je rješenje kombinacija, prilagođena onome što pojedini sustav zna.

Kojim redom

1. PopisGdje se podaci prepisuju i koliko to traje
2. Najskuplji tokPrvo ono što najviše košta
3. PovezivanjeSustavi razgovaraju sami
4. NadzorObavijest kad nešto zapne

Ne povezuje se sve odjednom. Prvo se poveže tok koji najviše košta, a ušteda od njega često plati sljedeći.

Na što paziti

• Što kad jedan sustav ne radi? Dobra integracija ne gubi podatke kad partnerski sustav padne. Čeka i pokuša ponovno, a ne tiho preskoči narudžbu.
• Koji sustav je glavni? Za svaki podatak mora biti jasno gdje je izvor istine: cijene u ERP-u, kupci u CRM-u. Inače dva sustava prepisuju jedan drugoga.
• Tko sazna kad nešto zapne? Integracija bez nadzora je opasnija od ručnog unosa, jer greška može tjednima tiho rasti. O tome kako se postavlja nadzor pisali smo u članku o nadzoru aplikacija.

Kako mi radimo

ProCoding je .NET studio iz Splita, a povezivanje sustava jedna je od naših glavnih usluga: webshopovi, ERP-ovi, CRM-ovi, portali partnera i sve što ima API ili barem izvoz u datoteku. Počinjemo popisom tokova podataka i računicom koliko koji košta, pa prvo povezujemo onaj koji najviše boli. Prvi korak je besplatni razgovor od 30 minuta.