Uw mensen typen gegevens over van het ene systeem naar het andere? Wat het echt kost en hoe het stopt

Een order komt binnen in de webshop. Iemand typt hem over in het ERP. Dan typt iemand anders dezelfde gegevens in Excel voor het magazijn, en een derde stuurt de klant een bevestiging per e-mail. Elke dag, voor elke order. Vraagt u waarom, dan is het antwoord altijd hetzelfde: zo hebben we het altijd gedaan.

Niemand ziet het als een probleem, omdat het op geen enkele factuur verschijnt. Maar u betaalt het elke maand.

Wat het echt kost

Dit is een voorbeeldberekening. Vul uw eigen cijfers in:

Post	Waarde
Mensen die gegevens overtypen	5
Tijd per persoon per dag	2 uur
Werkdagen per jaar	220
Totaal uren per jaar	2.200
Kosten van een uur werk, zeg	€ 20
Kosten per jaar	€ 44.000

En dat is alleen de tijd. Handmatige invoer heeft ook kosten die u niet in uren ziet:

• Fouten. Een verkeerd overgetypt adres, een dubbele order, een verkeerd bedrag. Elke fout eindigt als klacht, retour of boze klant.
• Vertraging. De gegevens in het tweede systeem lopen altijd achter, soms een uur, soms een dag. Het magazijn weet niet wat er verkocht is, en verkoop weet niet wat er op voorraad is.
• Afhankelijk van één persoon. Er is altijd iemand die “weet hoe het moet”. Is die persoon op vakantie, dan ligt het werk stil.
• Geen groei zonder extra mensen. Twee keer zoveel orders betekent twee keer zoveel overtypen, en twee keer zoveel mensen.
• Mensen vertrekken. Niemand typt graag de hele dag over van het ene venster naar het andere.

Waar het het vaakst gebeurt

• de webshop en het ERP of de boekhoudsoftware
• het CRM en offertes, en daarna orders
• verkoop en het magazijn
• leveranciers- en partnerportalen, en daarna uw eigen systeem
• Excel-bestanden die per e-mail tussen afdelingen rondgaan
• maandrapportages die elke keer met de hand uit meerdere bronnen worden samengesteld

Herkent u er ook maar één, dan zit daar een besparing.

Hoe systemen worden gekoppeld

U hoeft uw systemen niet te vervangen. U moet ze met elkaar laten praten. Afhankelijk van wat elk systeem ondersteunt, zijn er een paar manieren:

• Rechtstreeks, via een API. De systemen wisselen zelf gegevens uit, op het moment dat er iets gebeurt. Een order in de webshop wordt meteen een order in het ERP.
• Automatisch importeren en exporteren van bestanden. Als een oud systeem niets anders kan, wordt een bestand geëxporteerd, verwerkt en geïmporteerd zonder dat iemand eraan te pas komt.
• Geplande synchronisatie. Elke paar minuten of elke nacht, voor gegevens die niet direct actueel hoeven te zijn.

De oplossing is meestal een combinatie, afgestemd op wat elk systeem kan.

In welke volgorde

1. InventarisatieWaar wordt overgetypt en hoe lang duurt het
2. Duurste stroomWat het meest kost, eerst
3. KoppelenSystemen praten zelf met elkaar
4. BewakenEen melding als er iets vastloopt

U koppelt niet alles tegelijk. Eerst wordt de stroom gekoppeld die het meest kost, en de besparing daarvan betaalt vaak de volgende.

Waar u op moet letten

• Wat gebeurt er als één systeem plat ligt? Een goede koppeling verliest geen gegevens als een partnersysteem uitvalt. Hij wacht en probeert het opnieuw, in plaats van stilletjes een order over te slaan.
• Welk systeem is leidend? Voor elk gegeven moet duidelijk zijn waar de bron van de waarheid ligt: prijzen in het ERP, klanten in het CRM. Anders overschrijven twee systemen elkaar.
• Wie hoort het als er iets vastloopt? Een koppeling zonder bewaking is gevaarlijker dan handmatige invoer, omdat een fout wekenlang stilletjes kan groeien. Hoe u monitoring inricht, staat in het artikel over monitoring.

Hoe wij werken

ProCoding is een .NET-studio uit Split, Kroatië, en systemen koppelen is een van onze belangrijkste diensten: webshops, ERP’s, CRM’s, partnerportalen en alles wat een API of op zijn minst een bestandsexport heeft. We beginnen met een inventarisatie van de gegevensstromen en een berekening van wat elke stroom kost, en koppelen eerst de stroom die het meest pijn doet. De eerste stap is een gratis gesprek van 30 minuten.