Ihre Mitarbeiter tippen Daten von einem System ins andere ab? Was das wirklich kostet und wie es aufhört

Eine Bestellung kommt im Webshop an. Jemand tippt sie ins ERP ab. Dann tippt jemand anderes dieselben Daten in eine Excel-Tabelle für das Lager, und ein Dritter schickt dem Kunden eine Bestätigung per E-Mail. Jeden Tag, für jede Bestellung. Fragt man nach dem Grund, lautet die Antwort immer gleich: Das haben wir schon immer so gemacht.

Niemand sieht darin ein Problem, weil es auf keiner Rechnung auftaucht. Aber Sie bezahlen es jeden Monat.

Was es wirklich kostet

Das ist eine Beispielrechnung. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein:

Posten	Wert
Mitarbeiter, die Daten abtippen	5
Zeit pro Person und Tag	2 Stunden
Arbeitstage im Jahr	220
Stunden im Jahr	2.200
Kosten einer Arbeitsstunde, sagen wir	20 €
Kosten im Jahr	44.000 €

Und das ist nur die Zeit. Manuelle Eingabe hat auch Kosten, die man nicht in Stunden sieht:

• Fehler. Eine falsch abgetippte Adresse, eine doppelte Bestellung, ein falscher Betrag. Jeder Fehler endet als Reklamation, Rücksendung oder verärgerter Kunde.
• Verzögerung. Die Daten im zweiten System hinken immer hinterher, mal eine Stunde, mal einen Tag. Das Lager weiß nicht, was verkauft ist, und der Vertrieb nicht, was auf Lager ist.
• Abhängigkeit von einer Person. Es gibt immer jemanden, der “weiß, wie es geht”. Ist diese Person im Urlaub, steht die Arbeit.
• Kein Wachstum ohne Neueinstellungen. Doppelt so viele Bestellungen bedeuten doppelt so viel Abtippen und doppelt so viele Leute.
• Leute kündigen. Niemand tippt gern den ganzen Tag von einem Fenster ins andere ab.

Wo es am häufigsten passiert

• Webshop und ERP oder Buchhaltungssoftware
• CRM und Angebote, dann Bestellungen
• Vertrieb und Lager
• Lieferanten- und Partnerportale, dann das eigene System
• Excel-Tabellen, die per E-Mail zwischen Abteilungen kreisen
• Monatsberichte, die jedes Mal von Hand aus mehreren Quellen zusammengestellt werden

Wenn Sie auch nur eines davon wiedererkannt haben, liegt dort eine Einsparung.

Wie Systeme verbunden werden

Sie müssen Ihre Systeme nicht ersetzen. Sie müssen sie dazu bringen, miteinander zu sprechen. Je nachdem, was ein System unterstützt, gibt es mehrere Wege:

• Direkt, über eine API. Die Systeme tauschen Daten selbst aus, in dem Moment, in dem etwas passiert. Eine Bestellung im Webshop wird sofort zu einer Bestellung im ERP.
• Automatischer Datei-Import und -Export. Wenn ein altes System nichts anderes kann, wird eine Datei exportiert, verarbeitet und importiert, ohne dass jemand eingreift.
• Zeitgesteuerte Synchronisation. Alle paar Minuten oder jede Nacht, für Daten, die nicht sofort aktuell sein müssen.

Die Lösung ist meistens eine Kombination, abgestimmt auf das, was das jeweilige System kann.

In welcher Reihenfolge

1. BestandsaufnahmeWo abgetippt wird und wie lange es dauert
2. Teuerster AblaufWas am meisten kostet, zuerst
3. VerbindenSysteme sprechen selbst miteinander
4. ÜberwachenEine Meldung, wenn etwas hängt

Man verbindet nicht alles auf einmal. Zuerst wird der Ablauf verbunden, der am meisten kostet, und die Einsparung daraus bezahlt oft den nächsten.

Worauf man achten muss

• Was passiert, wenn ein System ausfällt? Eine gute Integration verliert keine Daten, wenn ein Partnersystem ausfällt. Sie wartet und versucht es erneut, statt eine Bestellung still zu überspringen.
• Welches System ist führend? Für jede Information muss klar sein, wo die maßgebliche Quelle ist: Preise im ERP, Kunden im CRM. Sonst überschreiben sich zwei Systeme gegenseitig.
• Wer erfährt, wenn etwas hängt? Eine Integration ohne Überwachung ist gefährlicher als manuelle Eingabe, weil ein Fehler wochenlang still wachsen kann. Wie man Monitoring einrichtet, steht im Artikel über Monitoring.

Wie wir arbeiten

ProCoding ist ein .NET-Studio aus Split, Kroatien, und Systeme zu verbinden gehört zu unseren wichtigsten Leistungen: Webshops, ERP-Systeme, CRMs, Partnerportale und alles, was eine API oder zumindest einen Datei-Export hat. Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme der Datenflüsse und einer Rechnung, was jeder kostet, und verbinden zuerst den, der am meisten schmerzt. Der erste Schritt ist ein kostenloses 30-minütiges Gespräch.