Missade du uppsägningstiden och avtalet förlängdes automatiskt? Så håller AI koll på avtalens datum

Ett scenario som händer i företag oftare än någon vill erkänna: ett avtal om systemunderhåll värt 18 000 € per år. Du bestämmer dig för att byta leverantör, så en månad innan avtalet löper ut skickar du en uppsägning.

Svaret kommer två dagar senare. Artigt, men tydligt: enligt punkt 11 ska avtalet sägas upp senast 90 dagar innan det löper ut. Fristen har passerat, och avtalet har automatiskt förlängts ett år till. I januari kommer en faktura på 18 000 € för en tjänst du inte längre vill ha.

Ingen gjorde något fel. Avtalet låg bara i en pärm, och datumet passerade i tysthet.

Sista uppsägningsdag är inte slutdatumet

Alla kommer ihåg när ett avtal löper ut. Nästan ingen kommer ihåg sista dagen det kan sägas upp, och det är det enda datum som spelar roll.

Om ett avtal löper ut den 31 december och uppsägningstiden är 90 dagar är sista dag att säga upp den 2 oktober. Ingen har 2 oktober i kalendern. Man har 31 december, och det är tre månader för sent.

Dessutom står det ofta ”skriftligen” eller ”med rekommenderat brev” i avtalen, så en uppsägning som mejlas sista dagen kanske inte ens räknas.

Varför det händer

• Avtalet skrivs under och arkiveras. Ingen öppnar det igen efter underskriften, förrän en faktura kommer.
• Uppsägningstiden står på sidan 14. Begravd i punkten om avtalstid, mellan punkter som ingen läser.
• Den som skrev under har slutat. Eller bytt avdelning och minns inte avtalet.
• Ett tillägg ändrade villkoren. Det nya datumet står i tillägget; kalkylarket har kvar det gamla.
• Det finns många avtal. Och vart och ett har sitt eget slutdatum, sin egen uppsägningstid och sitt eget sätt att säga upp.

Hur många avtal har du egentligen

När du börjar räkna blir det snabbt många:

• programvarulicenser och prenumerationer på onlinetjänster
• underhåll av system och utrustning
• leasing av fordon, skrivare och utrustning
• telefoni, internet och mobiltelefoner
• försäkringar
• hyra av kontor och lager
• byråer, konsulter, städning, bevakning

Ett företag med några dussin anställda har lätt några dussin avtal som förlänger sig själva. Vart och ett är ett enda missat datum från en faktura för ett år du inte ville ha.

Så ser det ut med AI

AI läser varje avtal och tillägg, oavsett om det är PDF, skanning eller Word-dokument, och plockar ut det som spelar roll ur vart och ett: vem avtalet är med, vad det är värt, när det löper ut, uppsägningstiden, om det förlängs automatiskt och hur det ska sägas upp. Utifrån det räknar den ut sista dag att säga upp.

Varje uppgift visar var i avtalet den kommer ifrån, så den är lätt att kontrollera. Alla avtal hamnar i en lista, sorterad efter vilket datum som kommer först.

En påminnelse i tid, inte på slutdatumet

1. 60 dagar förePåminnelse till den ansvariga
2. 30 dagar föreBeslut: förnya eller säga upp
3. Sista dagenUppsägning skickad, bekräftelse arkiverad
4. SlutdatumAvtalet upphör, eller förnyas för att du valt det

Påminnelsen kommer inte på slutdatumet, utan två månader före sista uppsägningsdag, och den går till den som beslutar om avtalet. Då finns tid att kontrollera om tjänsten används över huvud taget, be om ett bättre pris eller leta efter en annan leverantör.

Även när du vill behålla avtalet är det ögonblicket värt pengar. En leverantör som vet att du överväger att säga upp är betydligt mer öppen för en rabatt än en vars avtal ändå förlängs av sig självt.

Varför en kalender inte räcker

En kalender skulle fungera om någon läste alla 60 avtal, räknade ut datumen och förde in dem. I praktiken gör ingen det, och även när någon gör det lägger ingen in det nya avtalet som kom förra månaden, eller tillägget som ändrade ett datum.

Samma sak gäller ett kalkylark med avtal. Det stämmer den dag det görs, och lite sämre för varje dag som går.

AI gör det här löpande: varje nytt avtal eller tillägg som hamnar i den överenskomna mappen eller brevlådan läses och läggs till i listan, utan att någon behöver komma ihåg det.

Det här stannar hos människor

• Kontrollen. En människa bekräftar de datum och uppsägningstider som plockats ut, åtminstone tills det är klart hur träffsäker AI är på dina avtal.
• Beslutet. AI säger inte upp något och skriver inte under något. Den talar bara om i tid att ett beslut behövs.
• Juridiska frågor. När en punkt är oklar, eller avtalet och ett tillägg motsäger varandra, flaggar AI det och en jurist avgör.

Det här kan du göra den här veckan

Ta dina tio största avtal som förnyas varje år och skriv ner sista dag att säga upp för vart och ett. Inte slutdatumet, utan sista dag att säga upp.

Om du klarar det på en timme ligger du bra till. De flesta företag upptäcker att de inte vet var hälften av avtalen finns, och att datumet för minst ett av dem är nära eller redan har passerat.

Så arbetar vi

Det här är precis vad vi gör: vi för in AI i affärsprocesser, och avtalsbevakning är en process där besparingen syns direkt, eftersom ett enda räddat datum betalar för den. Vi kopplar AI till platsen där dina avtal förvaras, i din egen Azure-prenumeration, och börjar med en pilot på dina riktiga avtal. Du bekräftar varje datum som plockats ut, och vi mäter hur träffsäker AI är. Det första steget är ett kostnadsfritt samtal på 30 minuter.