Hur mycket kan AI spara åt ditt företag? Ett räkneexempel

”AI kommer att spara tid åt dig” är en mening som en chef hör varje vecka. Och varje gång är frågan, med rätta: hur mycket? Så länge besparingen inte är uttryckt i euro är den bara ett löfte.

Det goda beskedet är att kalkylen kan göras innan en enda euro läggs på utveckling.

Kalkylen i en mening

Besparingen är den tid medarbetarna lägger på arbetet i dag, minus den tid de kommer att lägga på att kontrollera det AI tar fram, minus kostnaden för själva AI:n.

För det behöver du fyra siffror: hur många ärenden du har i månaden, hur många minuter ett ärende tar för hand, hur många minuter kontrollen tar och vad en arbetstimme kostar.

Exempel: hantering av inkommande dokument

Ett företag tar emot 1 500 dokument i månaden: order, leverantörsofferter och följesedlar. Någon läser varje dokument och skriver in uppgifterna i systemet, i genomsnitt sex minuter per dokument. Med AI plockas uppgifterna ut och läggs in automatiskt, och en människa kontrollerar och bekräftar bara, säg en minut per dokument.

Post	För hand	Med AI
Dokument i månaden	1 500	1 500
Minuter per dokument	6	1 (kontroll)
Timmar i månaden	150	25
Arbetskostnad, 20 € i timmen	3 000 €	500 €
Kostnad för AI, säg 5 cent per dokument	0 €	75 €
Totalt i månaden	3 000 €	575 €
Besparing per år		cirka 29 000 €

Det här är ett exempel, inte ett löfte. Dina siffror kan bli lägre eller högre, och därför måste de alltid mätas i din egen process. Men storleksordningen är realistisk: när arbetet innehåller mycket upprepning mäts besparingen i tiotusentals euro per år, inte i minuter.

Och när lönar sig utvecklingen? Dela helt enkelt utvecklingskostnaden med den månatliga besparingen, så får du antalet månader det tar att tjäna in den. Om utvecklingen kostar lika mycket som tre månaders besparing är allt efter månad tre ren vinst.

Där AI lönar sig mest

Den största besparingen uppstår där tre saker möts:

• Mycket upprepning. Hundratals eller tusentals ärenden i månaden, inte fem.
• Text och dokument. Mejl, förfrågningar, PDF-filer, inskannat papper, formulär.
• Tydliga regler. Du vet hur ett bra resultat ser ut, så det är lätt att kontrollera.

Typiska exempel är att föra in data från dokument, sortera och fördela förfrågningar och mejl, ta fram utkast till kundsvar från din kunskapsbas och sammanställa återkommande rapporter.

Där det inte lönar sig

Det är bara rättvist att säga det också:

• Sällsynta uppgifter. Om något händer fem gånger i månaden tjänar du aldrig in utvecklingen.
• Arbete som ser olika ut varje gång och kräver omdöme från en erfaren person.
• Arbete där varje fel är dyrt och kontrollen tar lika lång tid som att göra jobbet.

En bra bedömning visar också var du inte ska införa AI, inte bara var du ska göra det.

Besparingar som inte syns i timmar

• Snabbhet. En kund får svar på några minuter, inte i morgon.
• Färre fel från manuell inmatning, som vi skrev i artikeln om manuell datainmatning.
• Tillväxt utan nyanställningar. Dubbelt så många dokument betyder inte dubbelt så många medarbetare.
• Medarbetarna gör roligare saker i stället för att skriva av uppgifter hela dagen.

Så tar du fram dina egna siffror

1. RäknaHur många ärenden i veckan
2. Ta tidHur lång tid ett ärende tar för hand
3. PilotAI på riktiga data
4. JämförTid, träffsäkerhet, kostnad

De två första stegen kan du göra själv den här veckan: räkna hur många ärenden som kommer in per vecka och ta tid på tio av dem. Med de två siffrorna är kalkylen ovan klar. Det tredje och fjärde steget kräver en pilot på dina riktiga data, eftersom bara den visar hur mycket AI faktiskt tar över. Varför en pilot alltid börjar med en process och inte med hela företaget förklarar vi i artikeln om AI i företaget.

Så arbetar vi

Det här är precis vad vi gör: vi för in AI i affärsprocesser och mäter besparingen i euro, inte i löften. Vi börjar med en process, tar fram kalkylen med dina siffror, kör en pilot på riktiga data och rullar ut först när siffrorna visar att det lönar sig. Det första steget är ett kostnadsfritt samtal på 30 minuter.