Kündigungsfrist verpasst und der Vertrag hat sich verlängert? Wie KI Vertragsfristen im Blick behält

Ein Szenario, das in Unternehmen häufiger vorkommt, als jemand zugibt: ein Wartungsvertrag für ein System, 18.000 € im Jahr. Sie haben entschieden, zu einem anderen Anbieter zu wechseln, und schicken einen Monat vor Vertragsende die Kündigung.

Die Antwort kommt zwei Tage später. Freundlich, aber eindeutig: Laut Paragraf 11 ist der Vertrag spätestens 90 Tage vor Ablauf zu kündigen. Die Frist ist vorbei, der Vertrag hat sich automatisch um ein Jahr verlängert. Im Januar kommt eine Rechnung über 18.000 €, für eine Leistung, die Sie nicht mehr wollen.

Niemand hat etwas falsch gemacht. Der Vertrag lag einfach im Ordner, und die Frist ist still abgelaufen.

Die Frist ist nicht das Ablaufdatum

Alle wissen, wann ein Vertrag endet. Kaum jemand weiß, bis wann er zuletzt gekündigt werden kann, und das ist das einzige Datum, das zählt.

Läuft ein Vertrag am 31. Dezember ab und beträgt die Kündigungsfrist 90 Tage, ist der letzte Tag für die Kündigung der 2. Oktober. Den 2. Oktober hat niemand im Kalender. Dort steht der 31. Dezember, und das ist drei Monate zu spät.

Dazu steht in Verträgen oft “schriftlich” oder “per Einschreiben”, sodass eine am letzten Tag per E-Mail geschickte Kündigung womöglich gar nicht gilt.

Warum das passiert

• Der Vertrag wird unterschrieben und abgelegt. Nach der Unterschrift öffnet ihn niemand mehr, bis eine Rechnung kommt.
• Die Kündigungsfrist steht auf Seite 14. Vergraben im Paragrafen zur Laufzeit, zwischen Klauseln, die niemand liest.
• Wer unterschrieben hat, ist nicht mehr da. Oder sitzt in einer anderen Abteilung und erinnert sich nicht an den Vertrag.
• Ein Nachtrag hat die Bedingungen geändert. Die neue Frist steht im Nachtrag, in der Tabelle steht die alte.
• Es gibt viele Verträge. Und jeder hat ein anderes Enddatum, eine andere Kündigungsfrist und eine andere Form der Kündigung.

Wie viele Verträge Sie wirklich haben

Sobald man anfängt zu zählen, kommt schnell einiges zusammen:

• Softwarelizenzen und Abos für Online-Dienste
• Wartung von Systemen und Geräten
• Leasing für Fahrzeuge, Drucker und Geräte
• Telekommunikation, Internet und Mobilfunk
• Versicherungen
• Miete für Büro und Lager
• Agenturen, Berater, Reinigung, Sicherheitsdienst

In einem Unternehmen mit einigen Dutzend Mitarbeitenden kommen leicht einige Dutzend Verträge zusammen, die sich selbst verlängern. Jeder davon ist nur eine verpasste Frist von einer Rechnung für ein Jahr entfernt, das Sie nicht wollten.

So sieht es mit KI aus

Die KI liest alle Verträge und Nachträge, ob PDF, Scan oder Word-Dokument, und holt aus jedem das Wichtige heraus: mit wem der Vertrag besteht, was er wert ist, wann er abläuft, wie lang die Kündigungsfrist ist, ob er sich automatisch verlängert und wie gekündigt werden muss. Daraus berechnet sie den letzten Kündigungstag.

Bei jeder ausgelesenen Angabe steht, wo im Vertrag sie zu finden ist, sodass sie sich leicht prüfen lässt. Alle Verträge landen in einer Liste, sortiert danach, welche Frist zuerst kommt.

Eine Erinnerung rechtzeitig, nicht am Ablaufdatum

1. 60 Tage vorherErinnerung an die verantwortliche Person
2. 30 Tage vorherEntscheidung: verlängern oder kündigen
3. Letzter TagKündigung raus, Nachweis abgelegt
4. AblaufEndet oder wird bewusst verlängert

Die Erinnerung kommt nicht am Ablaufdatum, sondern zwei Monate vor dem letzten Kündigungstag, und zwar bei der Person, die über den Vertrag entscheidet. So bleibt Zeit zu prüfen, ob die Leistung überhaupt genutzt wird, einen besseren Preis zu verlangen oder einen anderen Anbieter zu suchen.

Selbst wenn Sie den Vertrag behalten wollen, ist dieser Moment Geld wert. Ein Anbieter, der weiß, dass Sie über eine Kündigung nachdenken, ist viel eher zu einem Rabatt bereit als einer, dessen Vertrag sich ohnehin selbst verlängert.

Warum ein Kalender nicht reicht

Ein Kalender würde funktionieren, wenn jemand alle 60 Verträge liest, die Fristen berechnet und einträgt. In der Praxis macht das niemand, und selbst wenn, trägt niemand den neuen Vertrag vom letzten Monat nach oder den Nachtrag, der eine Frist geändert hat.

Genauso ist es mit einer Vertragstabelle in Excel. Sie stimmt an dem Tag, an dem sie erstellt wird, und danach jeden Tag etwas weniger.

Die KI macht das laufend: Jeder neue Vertrag und jeder Nachtrag, der im vereinbarten Ordner oder Postfach landet, wird gelesen und in die Liste aufgenommen, ohne dass sich jemand daran erinnern muss.

Was bei den Menschen bleibt

• Die Prüfung. Ein Mensch bestätigt die ausgelesenen Daten und Fristen, zumindest bis klar ist, wie genau die KI bei Ihren Verträgen ist.
• Die Entscheidung. Die KI kündigt nichts und unterschreibt nichts. Sie sagt nur rechtzeitig, dass eine Entscheidung ansteht.
• Rechtsfragen. Ist eine Klausel unklar oder widersprechen sich Vertrag und Nachtrag, markiert die KI das, und die Einschätzung trifft ein Jurist.

Was Sie diese Woche tun können

Nehmen Sie Ihre zehn größten Verträge, die sich jedes Jahr verlängern, und notieren Sie für jeden den letzten Kündigungstag. Nicht das Ablaufdatum, den letzten Kündigungstag.

Schaffen Sie das in einer Stunde, sind Sie gut aufgestellt. Die meisten Unternehmen stellen fest, dass sie nicht wissen, wo die Hälfte dieser Verträge liegt, und dass bei mindestens einem die Frist bald abläuft oder schon vorbei ist.

Wie wir arbeiten

Genau das machen wir: Wir bringen KI in Geschäftsprozesse, und die Überwachung von Verträgen gehört zu denen, bei denen sich die Einsparung sofort zeigt, weil schon eine gerettete Frist sie bezahlt. Wir verbinden die KI mit dem Ort, an dem Ihre Verträge liegen, in Ihrem eigenen Azure-Abonnement, und starten mit einem Pilot auf Ihren echten Verträgen. Sie bestätigen jede ausgelesene Frist, und wir messen, wie genau die KI ist. Der erste Schritt ist ein kostenloses 30-minütiges Gespräch.