Ugovor se sam produljio jer ste zakasnili s otkazom? Kako AI pazi na rokove u ugovorima

Scenarij koji se u firmama događa češće nego što itko priznaje: ugovor o održavanju sustava, 18.000 € godišnje. Odlučili ste prijeći drugom dobavljaču, pa mjesec dana prije isteka pošaljete otkaz.

Odgovor stigne za dva dana. Ljubazan, ali jasan: prema članku 11. ugovor se otkazuje najkasnije 90 dana prije isteka. Rok je prošao, ugovor se automatski produljio na još godinu dana. Račun od 18.000 € stiže u siječnju, za uslugu koju više ne želite.

Nitko nije napravio ništa krivo. Ugovor je samo ležao u folderu, a rok je prošao tiho.

Rok nije datum isteka

Svi pamte kad ugovor istječe. Rijetko tko pamti kad ga zadnji put može otkazati, a to je jedini datum koji je važan.

Ako ugovor istječe 31. prosinca, a otkazni rok je 90 dana, zadnji dan za otkaz je 2. listopada. U kalendaru nitko nema 2. listopada. Ima 31. prosinca, a to je tri mjeseca prekasno.

Uz to, u ugovoru često piše “pisanim putem” ili “preporučenom pošiljkom”, pa otkaz poslan mailom zadnji dan možda ni ne vrijedi.

Zašto se to događa

• Ugovor je potpisan i spremljen. Nakon potpisa ga nitko više ne otvara, sve dok ne stigne račun.
• Otkazni rok je na 14. stranici. Zakopan u članku o trajanju, između klauzula koje nitko ne čita.
• Onaj tko je potpisao više nije u firmi. Ili je u drugom odjelu i ne sjeća se ugovora.
• Aneks je promijenio uvjete. Novi rok je u aneksu, a u tablici je stari.
• Ugovora je puno. I svaki ima drugi rok, drugi otkazni rok i drugi način otkaza.

Koliko ugovora zapravo imate

Kad se krene brojati, nakupi se brzo:

• softverske licence i pretplate na online servise
• održavanje sustava i opreme
• leasing vozila, printera i opreme
• telekom, internet i mobiteli
• osiguranja
• najam prostora i skladišta
• agencije, konzultanti, čišćenje, zaštitari

U firmi s nekoliko desetaka zaposlenih lako se skupi nekoliko desetaka ugovora koji se sami produljuju. Svaki od njih je jedan propušteni rok od računa za godinu koju niste htjeli.

Kako to izgleda uz AI

AI pročita sve ugovore i anekse, bilo da su PDF-ovi, skenovi ili Word dokumenti, i iz svakog izvuče ono što je važno: s kim je ugovor, koliko vrijedi, kad istječe, koliki je otkazni rok, produljuje li se sam i kako se otkazuje. Iz toga sam izračuna zadnji dan za otkaz.

Uz svaki izvučeni podatak stoji gdje u ugovoru piše, pa se lako provjeri. Svi ugovori završe u jednom popisu, poredanom po tome koji rok prvi dolazi.

Podsjetnik na vrijeme, ne na dan isteka

1. 60 dana prijePodsjetnik odgovornoj osobi
2. 30 dana prijeOdluka: produljiti ili otkazati
3. Zadnji danOtkaz poslan, potvrda spremljena
4. IstekZavršava ili se svjesno produljuje

Podsjetnik ne stiže na dan isteka, nego dva mjeseca prije zadnjeg dana za otkaz, i to osobi koja o ugovoru odlučuje. Tako ima vremena provjeriti koristi li se usluga uopće, zatražiti bolju cijenu ili potražiti drugog dobavljača.

Čak i kad ugovor želite zadržati, taj trenutak vrijedi novca. Dobavljač koji zna da razmišljate o otkazu puno je spremniji na popust nego onaj čiji se ugovor ionako sam produljuje.

Zašto nije dovoljan kalendar

Kalendar bi radio da netko pročita svih 60 ugovora, izračuna rokove i upiše ih. U praksi to nitko ne napravi, a i kad napravi, nitko ne upiše novi ugovor koji je stigao prošli mjesec, ni aneks koji je promijenio rok.

Isto je s Excel tablicom ugovora. Točna je na dan kad je napravljena, a nakon toga sve manje.

AI to radi stalno: svaki novi ugovor ili aneks koji stigne u dogovoreni folder ili na dogovorenu adresu pročita se i doda na popis, bez da se itko mora sjetiti.

Što ostaje ljudima

• Provjera. Izvučene datume i rokove čovjek potvrdi, barem dok se ne vidi koliko je AI točan na vašim ugovorima.
• Odluka. AI ništa ne otkazuje i ništa ne potpisuje. Samo kaže na vrijeme da se treba odlučiti.
• Pravna pitanja. Kad je klauzula nejasna ili se uvjeti iz ugovora i aneksa sukobljavaju, AI to označi, a procjenu daje pravnik.

Što možete napraviti već ovaj tjedan

Uzmite deset najvećih ugovora koji se ponavljaju svake godine i za svaki zapišite zadnji dan za otkaz. Ne datum isteka, nego zadnji dan za otkaz.

Ako to uspijete za sat vremena, u dobroj ste formi. Većina firmi otkrije da ne zna gdje su pola tih ugovora, a za barem jedan rok je već blizu ili je prošao.

Kako mi radimo

Upravo to radimo: uvodimo AI u poslovne procese, a praćenje ugovora jedan je od onih gdje se ušteda vidi odmah, jer je dovoljan jedan spašeni rok da se isplati. AI povezujemo s mjestom gdje vam stoje ugovori, unutar vaše Azure pretplate, i krećemo s pilotom na vašim stvarnim ugovorima. Vi potvrđujete svaki izvučeni rok, a mi mjerimo koliko je AI točan. Prvi korak je besplatni razgovor od 30 minuta.