Opzegtermijn gemist en het contract stilzwijgend verlengd? Hoe AI contracttermijnen bewaakt

Een scenario dat in bedrijven vaker voorkomt dan iemand toegeeft: een onderhoudscontract voor een systeem, € 18.000 per jaar. U besluit over te stappen naar een andere leverancier en stuurt een maand voor het einde van het contract de opzegging.

Twee dagen later komt het antwoord. Vriendelijk, maar duidelijk: volgens artikel 11 moet het contract uiterlijk 90 dagen voor het einde worden opgezegd. De termijn is verstreken en het contract is stilzwijgend met een jaar verlengd. In januari komt een factuur van € 18.000, voor een dienst die u niet meer wilt.

Niemand heeft iets fout gedaan. Het contract lag gewoon in een map, en de termijn verstreek geruisloos.

De termijn is niet de einddatum

Iedereen weet wanneer een contract afloopt. Bijna niemand weet tot wanneer het nog kan worden opgezegd, en dat is de enige datum die ertoe doet.

Loopt een contract af op 31 december en is de opzegtermijn 90 dagen, dan is de laatste opzegdag 2 oktober. Niemand heeft 2 oktober in zijn agenda. Daar staat 31 december, en dat is drie maanden te laat.

Daarbij staat in contracten vaak “schriftelijk” of “per aangetekende brief”, zodat een opzegging die op de laatste dag per e-mail wordt gestuurd misschien niet eens geldt.

Waarom het gebeurt

• Het contract wordt getekend en opgeborgen. Na de handtekening opent niemand het meer, tot er een factuur komt.
• De opzegtermijn staat op pagina 14. Begraven in het artikel over de looptijd, tussen bepalingen die niemand leest.
• Wie tekende, werkt er niet meer. Of zit op een andere afdeling en herinnert zich het contract niet.
• Een aanvulling heeft de voorwaarden gewijzigd. De nieuwe termijn staat in de aanvulling, in het overzicht staat de oude.
• Er zijn veel contracten. En elk heeft een andere einddatum, een andere opzegtermijn en een andere manier van opzeggen.

Hoeveel contracten u echt hebt

Als u begint te tellen, loopt het snel op:

• softwarelicenties en abonnementen op onlinediensten
• onderhoud van systemen en apparatuur
• lease van auto’s, printers en apparatuur
• telecom, internet en mobiele telefonie
• verzekeringen
• huur van kantoor en magazijn
• bureaus, adviseurs, schoonmaak, beveiliging

Een bedrijf met enkele tientallen medewerkers heeft al snel enkele tientallen contracten die zichzelf verlengen. Elk daarvan is maar één gemiste termijn verwijderd van een factuur voor een jaar dat u niet wilde.

Zo ziet het eruit met AI

AI leest alle contracten en aanvullingen, of het nu pdf’s, scans of Word-documenten zijn, en haalt uit elk het belangrijkste: met wie het contract is, wat het waard is, wanneer het afloopt, hoe lang de opzegtermijn is, of het stilzwijgend verlengt en hoe er moet worden opgezegd. Daaruit berekent het de laatste opzegdag.

Bij elk gegeven staat waar het in het contract staat, zodat het makkelijk te controleren is. Alle contracten komen in één overzicht, gesorteerd op welke termijn het eerst komt.

Een herinnering op tijd, niet op de einddatum

1. 60 dagen voorafHerinnering aan de verantwoordelijke
2. 30 dagen voorafBesluit: verlengen of opzeggen
3. Laatste dagOpzegging verstuurd, bewijs bewaard
4. EinddatumStopt, of wordt bewust verlengd

De herinnering komt niet op de einddatum, maar twee maanden voor de laatste opzegdag, en wel bij de persoon die over het contract beslist. Zo is er tijd om te kijken of de dienst überhaupt wordt gebruikt, om een betere prijs te vragen of om een andere leverancier te zoeken.

Ook als u het contract wilt houden, is dat moment geld waard. Een leverancier die weet dat u opzeggen overweegt, is veel eerder bereid tot korting dan een leverancier van wie het contract toch vanzelf verlengt.

Waarom een agenda niet genoeg is

Een agenda zou werken als iemand alle 60 contracten leest, de termijnen uitrekent en invoert. In de praktijk doet niemand dat, en zelfs als het gebeurt, voert niemand het nieuwe contract van vorige maand in, of de aanvulling die een termijn veranderde.

Hetzelfde geldt voor een contractenoverzicht in Excel. Het klopt op de dag dat het wordt gemaakt, en daarna elke dag een beetje minder.

AI doet dit doorlopend: elk nieuw contract of elke aanvulling die in de afgesproken map of mailbox terechtkomt, wordt gelezen en aan het overzicht toegevoegd, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.

Wat bij mensen blijft

• Controle. Een mens bevestigt de gevonden data en termijnen, in elk geval tot duidelijk is hoe nauwkeurig AI is op uw contracten.
• Het besluit. AI zegt niets op en tekent niets. Het laat alleen op tijd weten dat er een besluit nodig is.
• Juridische vragen. Als een bepaling onduidelijk is, of contract en aanvulling elkaar tegenspreken, markeert AI dat en beoordeelt een jurist het.

Wat u deze week kunt doen

Neem uw tien grootste contracten die elk jaar verlengen en noteer voor elk de laatste opzegdag. Niet de einddatum, de laatste opzegdag.

Lukt dat binnen een uur, dan staat u er goed voor. De meeste bedrijven ontdekken dat ze niet weten waar de helft van die contracten ligt, en dat bij minstens één de termijn dichtbij is of al verstreken.

Hoe wij werken

Dat is precies wat we doen: we brengen AI in bedrijfsprocessen, en contracten bewaken is er een waarbij de besparing meteen zichtbaar is, omdat één geredde termijn het al terugverdient. We koppelen AI aan de plek waar uw contracten staan, in uw eigen Azure-abonnement, en beginnen met een pilot op uw echte contracten. U bevestigt elke gevonden termijn, en wij meten hoe nauwkeurig AI is. De eerste stap is een gratis gesprek van 30 minuten.