Hoeveel kan AI uw bedrijf besparen? Een rekenvoorbeeld

“AI bespaart u tijd” is een zin die het management elke week hoort. En elke keer vraagt het terecht: hoeveel? Zolang de besparing niet in euro’s is uitgedrukt, is het alleen een belofte.

Het goede nieuws is dat die berekening kan worden gemaakt voordat er ook maar één euro aan ontwikkeling wordt uitgegeven.

De berekening in één zin

De besparing is de tijd die mensen vandaag aan het werk besteden, min de tijd die ze kwijt zullen zijn aan het controleren van wat de AI oplevert, min de kosten van de AI zelf.

Daarvoor hebt u vier getallen nodig: hoeveel gevallen u per maand hebt, hoeveel minuten één geval met de hand kost, hoeveel minuten de controle kost en wat een uur werk kost.

Voorbeeld: inkomende documenten verwerken

Een bedrijf ontvangt elke maand 1.500 documenten: orders, offertes van leveranciers en pakbonnen. Iemand leest ze allemaal en typt de gegevens over in het systeem, gemiddeld zes minuten per document. Met AI worden de gegevens automatisch uitgelezen en ingevoerd, en controleert en bevestigt een mens alleen nog, zeg één minuut per document.

Post	Met de hand	Met AI
Documenten per maand	1.500	1.500
Minuten per document	6	1 (controle)
Uren per maand	150	25
Arbeidskosten, bij € 20 per uur	€ 3.000	€ 500
AI-kosten, zeg 5 cent per document	€ 0	€ 75
Totaal per maand	€ 3.000	€ 575
Besparing per jaar		ongeveer € 29.000

Dit is een voorbeeld, geen belofte. Uw cijfers kunnen kleiner of groter zijn, daarom moeten ze altijd op uw proces worden gemeten. Maar de orde van grootte is realistisch: als werk veel herhaling bevat, meet u de besparing in tienduizenden euro’s per jaar, niet in minuten.

En wanneer verdient de ontwikkeling zich terug? Heel eenvoudig: deel de ontwikkelkosten door de maandelijkse besparing en u weet na hoeveel maanden ze zijn terugverdiend. Kost de ontwikkeling evenveel als drie maanden besparing, dan is alles na de derde maand pure winst.

Waar AI het meest loont

De grootste besparingen ontstaan waar drie dingen samenkomen:

• Veel herhaling. Honderden of duizenden gevallen per maand, geen vijf.
• Tekst en documenten. E-mails, vragen, pdf’s, gescande papieren, formulieren.
• Duidelijke regels. U weet hoe een goed resultaat eruitziet, dus het is makkelijk te controleren.

Typische voorbeelden zijn gegevens uit documenten invoeren, vragen en e-mails sorteren en doorsturen, conceptantwoorden voor klanten uit uw kennisbank en het samenstellen van vaste rapportages.

Waar niet

Het is eerlijk om ook dit te zeggen:

• Zeldzame taken. Gebeurt iets vijf keer per maand, dan verdient de ontwikkeling zich niet terug.
• Werk dat elke keer anders is en het oordeel van een ervaren mens vraagt.
• Werk waarbij elke fout duur is en de controle net zo lang duurt als het werk zelf.

Een goede inschatting zegt ook waar u AI níet moet invoeren, niet alleen waar wel.

Besparingen die u niet in uren ziet

• Snelheid. Een klant krijgt binnen minuten antwoord, niet morgen.
• Minder fouten bij het overtypen, zoals in het artikel over handmatige invoer.
• Groei zonder extra mensen. Twee keer zoveel documenten betekent niet twee keer zoveel mensen.
• Interessanter werk in plaats van de hele dag overtypen.

Zo komt u aan uw eigen cijfers

1. TellenHoeveel gevallen per week
2. MetenHoe lang één geval met de hand duurt
3. PilotAI op echte gegevens
4. VergelijkenTijd, nauwkeurigheid, kosten

De eerste twee stappen kunt u zelf doen, deze week nog: tel hoeveel gevallen er per week binnenkomen en meet hoe lang tien ervan duren. Met die twee getallen is de berekening hierboven klaar. Voor de derde en vierde stap is een pilot op uw echte gegevens nodig, want pas die laat zien hoeveel de AI echt overneemt. Waarom een pilot altijd met één proces begint en niet met het hele bedrijf, staat in het artikel over AI in het bedrijf.

Hoe wij werken

Dat is precies wat we doen: we brengen AI in bedrijfsprocessen en meten de besparing in euro’s, niet in beloftes. We beginnen met één proces, maken de berekening met uw cijfers, draaien een pilot op echte gegevens en voeren het pas in als de cijfers laten zien dat het loont. De eerste stap is een gratis gesprek van 30 minuten.