Wie viel kann KI Ihrem Unternehmen sparen? Eine Rechnung am Beispiel

“KI spart Ihnen Zeit” ist ein Satz, den die Geschäftsführung jede Woche hört. Und jedes Mal fragt sie zu Recht: wie viel? Solange die Einsparung nicht in Euro ausgedrückt ist, ist sie nur ein Versprechen.

Die gute Nachricht: Diese Rechnung lässt sich aufstellen, bevor auch nur ein Euro in die Entwicklung fließt.

Die Rechnung in einem Satz

Die Einsparung ist die Zeit, die Menschen heute für die Arbeit brauchen, abzüglich der Zeit, die sie für die Prüfung der KI-Ergebnisse brauchen werden, abzüglich der Kosten der KI selbst.

Dafür brauchen Sie vier Zahlen: wie viele Fälle Sie pro Monat haben, wie viele Minuten einer von Hand dauert, wie viele Minuten die Prüfung dauern wird und was eine Arbeitsstunde kostet.

Beispiel: Verarbeitung eingehender Dokumente

Ein Unternehmen erhält jeden Monat 1.500 Dokumente: Bestellungen, Lieferantenangebote und Lieferscheine. Jemand liest jedes davon und tippt die Daten ins System ab, im Schnitt sechs Minuten pro Dokument. Mit KI werden die Daten automatisch ausgelesen und eingetragen, und ein Mensch prüft und bestätigt nur noch, sagen wir eine Minute pro Dokument.

Posten	Von Hand	Mit KI
Dokumente pro Monat	1.500	1.500
Minuten pro Dokument	6	1 (Prüfung)
Stunden pro Monat	150	25
Arbeitskosten bei 20 € pro Stunde	3.000 €	500 €
KI-Kosten, sagen wir 5 Cent pro Dokument	0 €	75 €
Gesamt pro Monat	3.000 €	575 €
Einsparung pro Jahr		rund 29.000 €

Das ist ein Beispiel, kein Versprechen. Ihre Zahlen können kleiner oder größer sein, deshalb müssen sie immer an Ihrem Prozess gemessen werden. Aber die Größenordnung ist realistisch: Wenn eine Arbeit viel Wiederholung enthält, misst man die Einsparung in Zehntausenden Euro pro Jahr, nicht in Minuten.

Und wann rechnet sich die Entwicklung? Ganz einfach: Teilen Sie die Entwicklungskosten durch die monatliche Einsparung, und Sie wissen, nach wie vielen Monaten sie sich amortisiert. Kostet die Entwicklung so viel wie drei Monate Einsparung, ist ab dem vierten Monat alles reiner Gewinn.

Wo sich KI am meisten lohnt

Die größten Einsparungen entstehen dort, wo drei Dinge zusammenkommen:

• Viel Wiederholung. Hunderte oder Tausende Fälle pro Monat, nicht fünf.
• Text und Dokumente. E-Mails, Anfragen, PDFs, eingescanntes Papier, Formulare.
• Klare Regeln. Man weiß, wie ein gutes Ergebnis aussieht, und kann es leicht prüfen.

Typische Beispiele sind die Datenerfassung aus Dokumenten, das Sortieren und Weiterleiten von Anfragen und E-Mails, Antwortentwürfe für Kunden aus Ihrer Wissensdatenbank und das Erstellen regelmäßiger Berichte.

Wo nicht

Fairerweise gehört auch das dazu:

• Seltene Aufgaben. Passiert etwas fünfmal im Monat, amortisiert sich die Entwicklung nicht.
• Arbeit, die jedes Mal anders ist und das Urteil einer erfahrenen Person braucht.
• Arbeit, bei der jeder Fehler teuer ist und die Prüfung genauso lange dauert wie die Arbeit selbst.

Eine gute Einschätzung sagt auch, wo man KI nicht einführen sollte, nicht nur, wo.

Einsparungen, die man nicht in Stunden sieht

• Tempo. Ein Kunde bekommt eine Antwort in Minuten, nicht morgen.
• Weniger Fehler beim Abtippen, wie im Artikel über doppelt erfasste Daten.
• Wachstum ohne Neueinstellungen. Doppelt so viele Dokumente bedeuten nicht doppelt so viele Leute.
• Interessantere Arbeit, statt den ganzen Tag abzutippen.

So kommen Sie zu Ihren eigenen Zahlen

1. ZählenWie viele Fälle pro Woche
2. MessenWie lange einer von Hand dauert
3. PilotKI mit echten Daten
4. VergleichenZeit, Genauigkeit, Kosten

Die ersten beiden Schritte können Sie selbst machen, noch diese Woche: Zählen Sie, wie viele Fälle pro Woche eingehen, und messen Sie, wie lange zehn davon dauern. Mit diesen beiden Zahlen ist die Rechnung oben fertig. Für den dritten und vierten Schritt braucht es einen Pilot mit Ihren echten Daten, denn erst er zeigt, wie viel die KI wirklich übernimmt. Warum ein Pilot immer mit einem Prozess beginnt und nicht mit dem ganzen Unternehmen, steht im Artikel über KI im Unternehmen.

Wie wir arbeiten

Genau das machen wir: Wir bringen KI in Geschäftsprozesse und messen die Einsparung in Euro, nicht in Versprechen. Wir beginnen mit einem Prozess, stellen die Rechnung mit Ihren Zahlen auf, machen einen Pilot mit echten Daten und führen ihn erst ein, wenn die Zahlen zeigen, dass er sich lohnt. Der erste Schritt ist ein kostenloses 30-minütiges Gespräch.