Was kostet die Einführung von KI im Unternehmen? Wovon der Preis abhängt und wo Geld verschwendet wird

“Was kostet KI?” ist eine der ersten Fragen der Geschäftsführung, und zu Recht. Das Problem: Es gibt keine einzelne Antwort darauf, genauso wenig wie auf die Frage, was ein Auto kostet.

Aber man kann vorher wissen, woraus sich der Preis zusammensetzt, was ihn treibt und wie man ihn herausfindet, bevor man ein großes Projekt unterschreibt.

Drei Arten von Kosten

Wer von “den Kosten für KI” spricht, meint meist drei ganz verschiedene Dinge:

Kosten	Was das ist	Wann sie anfallen
Entwicklung	KI an Ihre Systeme anbinden, Regeln, Prüfungen und Tests mit Ihren Daten	Einmalig, am Anfang
Nutzung	Der KI-Dienst, abgerechnet pro Dokument oder Anfrage	Monatlich, nach Menge
Wartung	Genauigkeit überwachen und anpassen, wenn sich Dokumente oder Modelle ändern	Monatlich oder bei Bedarf

Der größte Teil des Geldes fließt fast immer in die Entwicklung. Nicht weil KI kompliziert wäre, sondern weil die eigentliche Arbeit in der Anbindung steckt: Die KI muss Ihr Dokument lesen, die Daten in Ihr ERP eintragen und wissen, wann sie einen Menschen fragen muss.

Der Betrieb ist günstiger, als Sie denken

Das überrascht die meisten Geschäftsführer. KI-Dienste werden nach Menge abgerechnet, und für ein typisches Geschäftsdokument sind das Cent-Beträge, oft weniger.

Posten	Abrechnung	Größenordnung
Dokument lesen (PDF, Scan)	pro Seite	etwa ein Cent pro Seite
KI-Modell, das Daten ausliest und sortiert	nach Textmenge	Bruchteil eines Cents pro Dokument
Hosting und Speicher	monatlich	einige bis einige Dutzend Euro

Für ein Unternehmen mit 1.500 Dokumenten im Monat sind das meist einige Dutzend Euro im Monat. In der Einsparrechnung haben wir bewusst großzügig mit 5 Cent pro Dokument gerechnet, das ergab 75 € im Monat. Selbst das ist wenig im Vergleich zu 3.000 € Handarbeit.

Die Preise der Dienste ändern sich, und zwar meist nach unten. Prüfen Sie sie deshalb immer für Ihren Fall, die Größenordnung bleibt aber dieselbe.

Was die Entwicklungskosten treibt

• Die Zahl der anzubindenden Systeme. KI, die nur eine E-Mail liest, ist eine Sache. KI, die die E-Mail liest, den Kunden im CRM prüft und die Bestellung ins ERP einträgt, ist dreimal so viel Arbeit.
• Wie unterschiedlich die Dokumente sind. Ein Lieferant mit immer demselben Formular ist einfach. Zweihundert Lieferanten mit je eigenem PDF, dazu Scans und handschriftliche Notizen, brauchen mehr Regeln und mehr Tests.
• Wie viele Fehler Sie sich leisten können. Sortiert die KI nur Anfragen, ist ein gelegentlicher Fehler kein Problem. Trägt sie Beträge in die Buchhaltung ein, braucht es mehr Prüfungen und mehr menschliche Freigabe.
• Der Zustand Ihrer Daten. Liegen Anleitungen und Preislisten verstreut in E-Mails und alten Excel-Tabellen, müssen sie erst an einem Ort gesammelt werden. Das ist keine KI-Arbeit, kostet aber trotzdem.

Wo Unternehmen Geld verschwenden

• Lizenzen, die niemand nutzt. Für alle Mitarbeitenden werden KI-Lizenzen gekauft, und drei Monate später nutzen sie eine Handvoll Leute, für E-Mails.
• Das Projekt “KI im ganzen Unternehmen”. Ein großes Projekt ohne einen klaren Prozess hat keinen Erfolgsmaßstab, also läuft und kostet es ohne Ende.
• Ein eigenes KI-Modell. Unternehmen brauchen das fast nie. Fertige Modelle lesen bereits Dokumente und schreiben Texte, sie müssen nur an Ihre Daten angebunden werden.
• Eine Demo statt eines Pilots. Eine Demo mit drei sauberen Beispielen funktioniert immer. Die wahren Kosten zeigen sich erst an Ihren echten Dokumenten, und das erfährt man besser in einem kleinen Pilot als nach einem großen Vertrag.

So kennen Sie die Kosten, bevor Sie Geld ausgeben

1. AnalyseGeringe Kosten: wo es sich lohnt und wie viel
2. PilotFestpreis: funktioniert es mit Ihren Daten
3. EinführungDie Hauptkosten, erst wenn die Zahlen stimmen
4. BetriebCent-Beträge pro Dokument und Wartung

Eine vernünftige KI-Einführung erfolgt in Schritten, und nach jedem können Sie aufhören:

1. Analyse. Kurz und günstig. Die Prozesse werden durchgegangen, die Handarbeit gezählt und für jeden eine Einsparrechnung erstellt. Das Ergebnis ist eine Liste der Prozesse, nach Nutzen sortiert.
2. Pilot. Ein Prozess, mit Ihren echten Daten, zum Festpreis. Das Ergebnis sind Zahlen: wie genau die KI ist, wie viel sie spart und was sie pro Dokument kostet.
3. Einführung. Erst jetzt wird in die volle Anbindung und den Alltag investiert, mit Zahlen in der Hand statt mit einem Versprechen.
4. Betrieb. Die monatlichen Nutzungskosten und gelegentliche Anpassungen.

So geben Sie den größten Teil des Geldes erst aus, wenn Sie wissen, dass es sich lohnt.

Lohnt es sich?

Die Rechnung ist einfach: Teilen Sie die Entwicklungskosten durch die monatliche Einsparung, und Sie wissen, nach wie vielen Monaten sie sich amortisieren. Kostet ein Prozess heute 3.000 € Handarbeit im Monat und mit KI 575 €, beträgt die Einsparung rund 2.400 € im Monat. Eine Entwicklung, die so viel kostet wie vier Monate dieser Einsparung, hat sich nach vier Monaten amortisiert, danach ist alles reiner Gewinn.

Wie Sie zu diesen Zahlen für Ihren Prozess kommen, steht im Artikel wie viel KI sparen kann.

Wie wir arbeiten

Genau so arbeiten wir: Wir beginnen mit einer Analyse mit Einsparrechnung in Euro, machen dann einen Pilot für einen Prozess zum Festpreis und führen ihn erst in den Alltag ein, wenn die Zahlen zeigen, dass er sich lohnt. Kein großes Projekt ins Blaue und keine Lizenzen, die niemand nutzt. Der erste Schritt ist ein kostenloses 30-minütiges Gespräch, in dem wir einen Ihrer Prozesse durchgehen und Ihnen sagen, woraus sich der Preis zusammensetzen würde.