Wat kost het om AI in te voeren in uw bedrijf? Waar de prijs van afhangt en waar geld wordt verspild

“Wat kost AI?” is een van de eerste vragen die het management stelt, en terecht. Het probleem is dat er geen eenduidig antwoord op bestaat, net zomin als op de vraag wat een auto kost.

Maar u kunt vooraf weten waaruit de prijs bestaat, wat hem opdrijft en hoe u hem te weten komt voordat u een groot project tekent.

Drie soorten kosten

Wie het over “de kosten van AI” heeft, bedoelt meestal drie heel verschillende dingen:

Kosten	Wat het is	Wanneer u betaalt
Ontwikkeling	AI koppelen aan uw systemen, regels, controles en testen op uw gegevens	Eenmalig, aan het begin
Gebruik	De AI-dienst, betaald per document of vraag	Maandelijks, naar volume
Onderhoud	Nauwkeurigheid bewaken en aanpassen als documenten of modellen veranderen	Maandelijks of wanneer nodig

Het meeste geld gaat bijna altijd naar ontwikkeling. Niet omdat AI ingewikkeld is, maar omdat het echte werk in de koppelingen zit: de AI moet uw document lezen, de gegevens in uw ERP invoeren en weten wanneer hij een mens moet vragen.

Het gebruik is goedkoper dan u denkt

Dit verrast de meeste managers. AI-diensten worden per volume gefactureerd, en voor een typisch zakelijk document gaat het om centen, vaak minder.

Post	Hoe het wordt gefactureerd	Orde van grootte
Document lezen (pdf, scan)	per pagina	ongeveer een cent per pagina
AI-model dat gegevens uitleest en sorteert	naar hoeveelheid tekst	een fractie van een cent per document
Hosting en opslag	maandelijks	enkele tot enkele tientallen euro’s

Voor een bedrijf dat 1.500 documenten per maand verwerkt, komt dat meestal neer op enkele tientallen euro’s per maand. In de besparingsberekening hebben we bewust ruim gerekend met 5 cent per document, wat uitkwam op € 75 per maand. Zelfs dat is weinig naast € 3.000 aan handwerk.

De prijzen van de diensten veranderen, en meestal naar beneden. Controleer ze daarom altijd voor uw eigen situatie, maar de orde van grootte blijft dezelfde.

Wat de ontwikkelkosten opdrijft

• Het aantal systemen dat gekoppeld moet worden. AI die alleen een e-mail leest, is één ding. AI die de e-mail leest, de klant in het CRM controleert en de order in het ERP invoert, is drie keer zoveel werk.
• Hoe verschillend de documenten zijn. Eén leverancier met altijd hetzelfde formulier is makkelijk. Tweehonderd leveranciers met elk hun eigen pdf, plus scans en handgeschreven notities, vragen meer regels en meer testen.
• Hoeveel fouten u zich kunt permitteren. Als AI alleen vragen sorteert, is een incidentele fout geen probleem. Als hij bedragen in de boekhouding invoert, zijn meer controles en meer menselijke goedkeuring nodig.
• De staat van uw gegevens. Als handleidingen en prijslijsten verspreid zijn over e-mails en oude Excel-bestanden, moeten ze eerst op één plek worden verzameld. Dat is geen AI-werk, maar het moet wel betaald worden.

Waar bedrijven geld verspillen

• Licenties die niemand gebruikt. Er worden AI-licenties voor alle medewerkers gekocht, en drie maanden later gebruikt een handvol mensen ze, voor e-mails.
• Het project “AI in het hele bedrijf”. Een groot project zonder één duidelijk proces heeft geen maatstaf voor succes, dus het loopt en kost zonder einde.
• Een eigen AI-model. Bedrijven hebben dat bijna nooit nodig. Kant-en-klare modellen lezen al documenten en schrijven tekst; ze hoeven alleen aan uw gegevens gekoppeld te worden.
• Een demo in plaats van een pilot. Een demo met drie nette voorbeelden werkt altijd. De echte kosten blijken pas op uw echte documenten, en dat komt u beter te weten in een kleine pilot dan na een groot contract.

Zo weet u de kosten voordat u uitgeeft

1. AnalyseKleine kosten: waar het loont en hoeveel
2. PilotVaste prijs: werkt het op uw gegevens
3. InvoeringDe hoofdkosten, pas als de cijfers kloppen
4. GebruikCenten per document en onderhoud

Een verstandige invoering van AI gaat in stappen, en na elke stap kunt u stoppen:

1. Analyse. Kort en voordelig. De processen worden doorgelopen, het handwerk wordt geteld en voor elk proces wordt een besparingsberekening gemaakt. Het resultaat is een lijst van processen, gesorteerd op opbrengst.
2. Pilot. Eén proces, op uw echte gegevens, voor een vaste prijs. Het resultaat zijn cijfers: hoe nauwkeurig de AI is, hoeveel hij bespaart en wat hij per document kost.
3. Invoering. Pas nu wordt er geïnvesteerd in de volledige koppeling en het dagelijkse gebruik, met cijfers in de hand in plaats van een belofte.
4. Gebruik. De maandelijkse gebruikskosten en af en toe een aanpassing.

Zo geeft u het meeste geld pas uit als u weet dat het loont.

Loont het?

De berekening is eenvoudig: deel de ontwikkelkosten door de maandelijkse besparing en u weet na hoeveel maanden ze zijn terugverdiend. Kost een proces vandaag € 3.000 aan handwerk per maand en met AI € 575, dan is de besparing ongeveer € 2.400 per maand. Ontwikkeling die evenveel kost als vier maanden van die besparing, is in vier maanden terugverdiend, en daarna is alles pure winst.

Hoe u aan die cijfers komt voor uw eigen proces, staat in het artikel over hoeveel AI kan besparen.

Hoe wij werken

Precies zo werken wij: we beginnen met een analyse met een besparingsberekening in euro’s, draaien daarna een pilot op één proces voor een vaste prijs, en voeren het pas in het dagelijkse werk in als de cijfers laten zien dat het loont. Geen groot project in het wilde weg en geen licenties die niemand gebruikt. De eerste stap is een gratis gesprek van 30 minuten waarin we één van uw processen doorlopen en vertellen waaruit de prijs zou bestaan.