Leverantören levererar sent, men vitet krävs aldrig ut? Så hittar AI pengar du har rätt till

Ett scenario som förekommer i många företag: avtalet med en leverantör innehåller ett vite på 0,5 % av leveransvärdet för varje dags försening, med ett tak på 5 %. Under året kommer 14 leveranser värda 20 000 € vardera i genomsnitt sex dagar för sent.

Det blir 600 € per leverans, 8 400 € totalt som leverantören är skyldig dig enligt avtalet. Ingen krävde ut det, eftersom ingen jämförde datumen.

Det här är ingen artikel om en kostnad att skära ner på. Det här är pengar som någon är skyldig dig, och som du inte driver in.

Varför vitet aldrig krävs ut

• Tre dokument, tre avdelningar. Avtalet ligger hos ledningen eller juristen, beställningen med det överenskomna datumet ligger hos inköp och följesedeln med det faktiska datumet ligger på lagret. Ingen har alla tre framför sig.
• Förseningen löses per telefon. Ett brådskande samtal, varorna kommer, alla andas ut och glömmer att de kom för sent.
• Ingen vet vad avtalet säger. Vitesklausulen står på sidan 9, och avtalet skrevs under för tre år sedan.
• Ingen räknar. Sex dagar här, tre dagar där. Var för sig verkar det inte värt besväret, men summerat över ett år blir det tusentals euro.

Fristen är inte årsskiftet, utan dagen då varorna kommer

Det här känner de flesta företag inte till. I vissa länder, bland annat Kroatien och Tyskland, säger lagen att om du tar emot en försenad leverans utan att genast meddela leverantören att du förbehåller dig rätten till vite, så förlorar du den rätten.

Du kan alltså inte räkna ihop förseningarna vid årets slut och skicka en faktura. Förbehållet måste skickas när varorna kommer, alltså precis när ingen tänker på det.

Det här är inte juridisk rådgivning. Kontrollera med en jurist hur det gäller för dina avtal och i ditt land. Men poängen är tydlig: vitet fångas direkt, eller inte alls.

Det gäller inte bara försenade leveranser

Samma sak händer på andra håll:

• Tillgänglighet för IT-tjänster. Ett hosting- eller underhållsavtal utlovar 99,9 % tillgänglighet, och när den faller under det betalar leverantören tillbaka en del av månadsavgiften. Men bara om du begär det, och oftast inom en kort frist.
• Ofullständiga leveranser. 500 enheter beställda, 480 levererade, och fakturan gäller 500.
• Kvalitet. Avtalet ger rätt till rabatt eller ersättningsvaror när varorna inte håller specifikationen, och ingen kopplar det till reklamationen.

Så ser det ut med AI

AI läser dina avtal och plockar ut vitesklausulerna: hur mycket per dag, upp till vilket tak och på vilka villkor. Sedan jämför den, för varje leverans, det överenskomna datumet i beställningen med det faktiska datumet på följesedeln. När en leverans är sen flaggas den direkt, medan det fortfarande finns tid att förbehålla sig rätten.

Varje beräkning visar var varje siffra kommer ifrån, så den är lätt att kontrollera. I slutet av månaden eller året summeras allt per leverantör:

Leverantör	Försenade leveranser	Förseningsdagar totalt	Vite enligt avtal
Leverantör A	14 av 24	84	8 400 €
Leverantör B	3 av 12	11	1 650 €
Leverantör C	9 av 40	17	ingen vitesklausul
Totalt			10 050 €

Även raden utan vite är användbar. Leverantör C är ofta sen, och avtalet saknar vitesklausul. Det är ett ämne för nästa förhandling.

Det som stannar hos människor

• Beslutet. Om vitet ska krävas ut är alltid en människas beslut. Ibland är det klokare att inte driva in det utan använda det som hävstång för en rabatt eller bättre villkor, eftersom en bra relation med en leverantör är värd mer än 600 €. Men då fattar du beslutet med siffrorna framför dig, inte för att ingen märkte något.
• Kontrollen. En person bekräftar de utplockade klausulerna och beräkningarna, åtminstone tills det är klart hur träffsäker AI är på dina avtal.
• Juridiska frågor. När en klausul är otydlig eller ett fall är omtvistat flaggar AI det, och en jurist avgör.

Det här kan du göra redan den här veckan

Ta dina tre största leverantörer. Kontrollera för var och en om avtalet har en vitesklausul för försenad leverans. Jämför sedan, för de tio senaste leveranserna, det överenskomna datumet med datumet på följesedeln.

De flesta företag upptäcker minst en av två saker: att leverantörerna är sena oftare än det verkade, eller att avtalen inte har någon vitesklausul alls. Båda är värda att veta.

Om dina avtal dessutom förlängs av sig själva utan att någon märker det, läs artikeln om automatisk avtalsförlängning.

Så arbetar vi

Det är precis det här vi gör: vi för in AI i affärsprocesser, och det här är en av de få processer som inte sparar pengar utan drar in dem. Vi kopplar AI till dina avtal, beställningar och följesedlar, i din egen Azure-prenumeration, och börjar med en pilot på dina verkliga leveranser från förra året, så att du direkt ser hur mycket pengar som blev liggande på bordet. Du beslutar om varje vite, och vi mäter hur träffsäker AI är. Det första steget är ett kostnadsfritt samtal på 30 minuter.