Leverancier levert te laat, maar de boete wordt nooit geïnd? Hoe AI geld vindt dat u tegoed hebt

Een scenario dat in veel bedrijven voorkomt: in het contract met een leverancier staat een boete van 0,5% van de leveringswaarde voor elke dag vertraging, met een maximum van 5%. In de loop van het jaar komen 14 leveringen van elk € 20.000 gemiddeld zes dagen te laat.

Dat is € 600 per levering, in totaal € 8.400 die de leverancier u volgens het contract verschuldigd is. Niemand heeft het geïnd, omdat niemand de data heeft vergeleken.

Dit is geen artikel over kosten die omlaag moeten. Dit is geld dat iemand u schuldig is, en dat u niet int.

Waarom boetes niet worden geïnd

• Drie documenten, drie afdelingen. Het contract ligt bij de directie of juridische zaken, de bestelling met de afgesproken datum bij inkoop, en de pakbon met de werkelijke datum in het magazijn. Niemand heeft ze alle drie voor zich.
• De vertraging wordt telefonisch opgelost. Een dringend telefoontje, de goederen komen, iedereen haalt opgelucht adem en vergeet dat ze te laat waren.
• Niemand weet wat er in het contract staat. De boeteclausule staat op pagina 9, en het contract is drie jaar geleden getekend.
• Niemand telt mee. Zes dagen hier, drie dagen daar. Los lijkt het de moeite niet, opgeteld over een jaar zijn het duizenden euro’s.

De termijn is niet het jaareinde, maar de dag van levering

De meeste bedrijven weten dit niet. In sommige landen, zoals Duitsland en Kroatië, bepaalt de wet dat u het recht op de boete verliest als u een te late levering aanneemt zonder de leverancier direct te laten weten dat u zich dat recht voorbehoudt.

Met andere woorden: u kunt niet aan het eind van het jaar de vertragingen optellen en een factuur sturen. Het voorbehoud moet worden gemaakt wanneer de goederen binnenkomen, en juist dan denkt niemand eraan.

Dit is geen juridisch advies. Hoe het precies geldt voor uw contracten en in uw land, bespreekt u met een jurist. Maar de boodschap is duidelijk: de boete wordt meteen veiliggesteld, of helemaal niet.

Het gaat niet alleen om vertraging

Hetzelfde gebeurt ook elders:

• Beschikbaarheid van IT-diensten. Een hosting- of onderhoudscontract belooft 99,9% beschikbaarheid, en als die lager uitvalt, betaalt de leverancier een deel van de maandvergoeding terug. Maar alleen als u erom vraagt, en meestal binnen een korte termijn.
• Onvolledige leveringen. 500 stuks besteld, 480 geleverd, en de factuur is voor 500.
• Kwaliteit. Het contract voorziet in korting of vervanging bij goederen buiten specificatie, en niemand koppelt dat aan de klacht.

Zo ziet het eruit met AI

AI leest uw contracten en haalt de boeteclausules eruit: hoeveel per dag, tot welk maximum, onder welke voorwaarden. Daarna vergelijkt het voor elke levering de afgesproken datum uit de bestelling met de werkelijke datum op de pakbon. Is een levering te laat, dan meldt het dat meteen, zolang er nog tijd is voor het voorbehoud.

Bij elke berekening staat waar elk gegeven vandaan komt, zodat het makkelijk te controleren is. Aan het eind van de maand of het jaar wordt alles per leverancier opgeteld:

Leverancier	Te late leveringen	Dagen vertraging totaal	Boete volgens contract
Leverancier A	14 van 24	84	€ 8.400
Leverancier B	3 van 12	11	€ 1.650
Leverancier C	9 van 40	17	geen boeteclausule
Totaal			€ 10.050

Ook de regel zonder boete is nuttig. Leverancier C is vaak te laat, en het contract heeft geen boeteclausule. Dat is een onderwerp voor de volgende onderhandeling.

Wat bij mensen blijft

• Het besluit. Of een boete wordt geïnd, is altijd een besluit van een mens. Soms is het slimmer om hem niet te innen maar te gebruiken als argument voor korting of betere voorwaarden, want een goede relatie met een leverancier is meer waard dan € 600. Maar dat besluit neemt u met de cijfers in de hand, niet omdat niemand het merkte.
• Controle. Een mens bevestigt de gevonden clausules en berekeningen, in elk geval tot duidelijk is hoe nauwkeurig AI is op uw contracten.
• Juridische vragen. Als een clausule onduidelijk is of een geval betwist wordt, markeert AI dat en beoordeelt een jurist het.

Wat u deze week kunt doen

Neem uw drie grootste leveranciers. Controleer voor elk of het contract een boeteclausule bij te late levering heeft. Vergelijk daarna voor de laatste tien leveringen de afgesproken datum met de datum op de pakbon.

De meeste bedrijven ontdekken minstens één van twee dingen: dat leveranciers vaker te laat zijn dan het leek, of dat de contracten helemaal geen boeteclausule hebben. Beide zijn waardevol om te weten.

Als uw contracten daarnaast ongemerkt stilzwijgend verlengen, lees dan ook het artikel over stilzwijgende verlenging.

Hoe wij werken

Dat is precies wat we doen: we brengen AI in bedrijfsprocessen, en dit is een van de zeldzame processen die geen geld besparen maar geld opleveren. We koppelen AI aan uw contracten, bestellingen en pakbonnen, in uw eigen Azure-abonnement, en beginnen met een pilot op uw echte leveringen van vorig jaar, zodat u meteen ziet hoeveel geld er is blijven liggen. U beslist over elke boete, en wij meten hoe nauwkeurig AI is. De eerste stap is een gratis gesprek van 30 minuten.