Dobavljač kasni, a ugovorna kazna se nikad ne naplati? Kako AI pronađe novac koji vam duguju

Scenarij koji se događa u puno firmi: u ugovoru s dobavljačem piše ugovorna kazna od 0,5 % vrijednosti isporuke za svaki dan kašnjenja, najviše 5 %. Tijekom godine 14 isporuka od po 20.000 € kasni prosječno šest dana.

To je 600 € po isporuci, ukupno 8.400 € koje vam dobavljač duguje po ugovoru. Nitko ih nije tražio, jer nitko nije usporedio datume.

Ovo nije članak o trošku koji treba smanjiti. Ovo je novac koji vam netko duguje, a vi ga ne naplaćujete.

Zašto se kazne ne naplaćuju

• Tri dokumenta, tri odjela. Ugovor je kod uprave ili pravne službe, narudžba s dogovorenim rokom kod nabave, a otpremnica sa stvarnim datumom na skladištu. Nitko nema sve troje pred sobom.
• Kašnjenje se riješi telefonom. Hitan poziv, roba stigne, svi odahnu i zaborave da je kasnila.
• Nitko ne zna što piše u ugovoru. Klauzula o kazni je na 9. stranici, a ugovor je potpisan prije tri godine.
• Nitko ne broji. Šest dana ovdje, tri dana ondje. Pojedinačno se ne čini vrijedno truda, a zbrojeno kroz godinu su tisuće eura.

Rok nije kraj godine, nego dan kad roba stigne

Ovo većina firmi ne zna. Prema hrvatskom Zakonu o obveznim odnosima, ako primite zakašnjelu isporuku, a dobavljaču bez odgađanja ne javite da zadržavate pravo na ugovornu kaznu, to pravo gubite. Njemački zakon traži isto.

Drugim riječima, ne može se na kraju godine prebrojati kašnjenja i poslati račun. Ograda se šalje kad roba stigne, a tada je nitko nema na umu.

Ovo nije pravni savjet. Kako to točno vrijedi za vaše ugovore, provjerite s pravnikom. Ali poanta je jasna: kazna se hvata odmah ili nikad.

Nije samo kašnjenje

Ista stvar događa se i drugdje:

• Dostupnost IT servisa. Ugovor o hostingu ili održavanju obećava 99,9 % dostupnosti, a kad padne ispod, dobavljač vraća dio mjesečne naknade. Ali samo ako to zatražite, i obično u kratkom roku.
• Nepotpune isporuke. Naručeno 500 komada, stiglo 480, a račun je za 500.
• Kvaliteta. Ugovor predviđa popust ili zamjenu za robu izvan specifikacije, a nitko to ne poveže s reklamacijom.

Kako to izgleda uz AI

AI pročita vaše ugovore i izvuče klauzule o kaznama: koliko po danu, do kojeg maksimuma, pod kojim uvjetima. Zatim za svaku isporuku usporedi dogovoreni rok iz narudžbe sa stvarnim datumom s otpremnice. Kad isporuka kasni, javi se odmah, dok je još vrijeme za ogradu.

Uz svaki izračun stoji odakle je koji podatak, pa se lako provjeri. Na kraju mjeseca ili godine sve se zbroji po dobavljačima:

Dobavljač	Isporuke koje su kasnile	Dana kašnjenja ukupno	Kazna po ugovoru
Dobavljač A	14 od 24	84	8.400 €
Dobavljač B	3 od 12	11	1.650 €
Dobavljač C	9 od 40	17	ugovor nema klauzulu
Ukupno			10.050 €

I redak bez kazne je koristan. Dobavljač C kasni često, a ugovor nema klauzulu o kazni. To je tema za sljedeće pregovore.

Što ostaje ljudima

• Odluka. Hoće li se kazna tražiti uvijek je odluka čovjeka. Ponekad je pametnije ne naplatiti je, nego je iskoristiti kao argument za popust ili bolje uvjete, jer dobar odnos s dobavljačem vrijedi više od 600 €. Ali tu odluku donosite vi, znajući brojke, a ne zato što nitko nije primijetio.
• Provjera. Izvučene klauzule i izračune čovjek potvrdi, barem dok se ne vidi koliko je AI točan na vašim ugovorima.
• Pravna pitanja. Kad klauzula nije jasna ili je slučaj sporan, AI to označi, a procjenu daje pravnik.

Što možete napraviti već ovaj tjedan

Uzmite tri najveća dobavljača. Za svakoga provjerite ima li ugovor klauzulu o kazni za kašnjenje. Zatim za zadnjih deset isporuka usporedite dogovoreni rok s datumom na otpremnici.

Većina firmi otkrije barem jedno od dvoje: da dobavljači kasne češće nego što se činilo, ili da ugovori uopće nemaju klauzulu o kazni. Oboje je vrijedno znati.

Ako vam se ugovori uz to sami produljuju bez da netko to primijeti, pogledajte i članak o automatskom produljenju ugovora.

Kako mi radimo

Upravo to radimo: uvodimo AI u poslovne procese, a ovo je jedan od rijetkih procesa koji ne štedi novac, nego ga donosi. AI povezujemo s vašim ugovorima, narudžbama i otpremnicama, unutar vaše Azure pretplate, i krećemo s pilotom na vašim stvarnim isporukama iz prošle godine, pa odmah vidite koliko je novca ostalo na stolu. Vi odlučujete o svakoj kazni, a mi mjerimo koliko je AI točan. Prvi korak je besplatni razgovor od 30 minuta.