Lieferverzug, aber die Vertragsstrafe wird nie eingefordert? Wie KI Geld findet, das Ihnen zusteht

Ein Szenario, das in vielen Unternehmen vorkommt: Im Vertrag mit einem Lieferanten steht eine Vertragsstrafe von 0,5 % des Lieferwerts für jeden Tag Verzug, höchstens 5 %. Im Laufe des Jahres kommen 14 Lieferungen zu je 20.000 € im Schnitt sechs Tage zu spät.

Das sind 600 € pro Lieferung, insgesamt 8.400 €, die Ihnen der Lieferant laut Vertrag schuldet. Niemand hat sie eingefordert, weil niemand die Daten verglichen hat.

Das ist kein Artikel über Kosten, die man senken sollte. Das ist Geld, das Ihnen jemand schuldet, und Sie holen es sich nicht.

Warum Vertragsstrafen nicht eingefordert werden

• Drei Dokumente, drei Abteilungen. Der Vertrag liegt bei der Geschäftsführung oder der Rechtsabteilung, die Bestellung mit dem vereinbarten Termin beim Einkauf und der Lieferschein mit dem tatsächlichen Datum im Lager. Niemand hat alle drei vor sich.
• Der Verzug wird per Telefon gelöst. Ein dringender Anruf, die Ware kommt, alle atmen auf und vergessen, dass sie zu spät war.
• Niemand weiß, was im Vertrag steht. Die Klausel zur Vertragsstrafe steht auf Seite 9, und der Vertrag wurde vor drei Jahren unterschrieben.
• Niemand zählt mit. Sechs Tage hier, drei Tage da. Einzeln scheint es den Aufwand nicht wert, übers Jahr zusammengerechnet sind es Tausende Euro.

Die Frist ist nicht das Jahresende, sondern der Tag der Lieferung

Das wissen die meisten Unternehmen nicht. Das BGB sieht vor: Wer eine verspätete Lieferung annimmt, kann die Vertragsstrafe nur verlangen, wenn er sich das Recht dazu bei der Annahme vorbehält. Das kroatische Recht verlangt dasselbe.

Mit anderen Worten: Man kann nicht am Jahresende die Verspätungen zusammenzählen und eine Rechnung schicken. Der Vorbehalt muss erklärt werden, wenn die Ware ankommt, und genau dann denkt niemand daran.

Das ist keine Rechtsberatung. Wie es für Ihre Verträge genau gilt, klären Sie mit einem Juristen. Aber die Botschaft ist klar: Die Vertragsstrafe wird sofort gesichert oder gar nicht.

Es geht nicht nur um Verzug

Dasselbe passiert auch anderswo:

• Verfügbarkeit von IT-Diensten. Ein Hosting- oder Wartungsvertrag verspricht 99,9 % Verfügbarkeit, und fällt sie darunter, erstattet der Anbieter einen Teil der Monatsgebühr. Aber nur, wenn Sie es verlangen, und meist innerhalb einer kurzen Frist.
• Unvollständige Lieferungen. 500 Stück bestellt, 480 geliefert, und die Rechnung lautet auf 500.
• Qualität. Der Vertrag sieht einen Preisnachlass oder Ersatz für Ware außerhalb der Spezifikation vor, und niemand verbindet das mit der Reklamation.

So sieht es mit KI aus

Die KI liest Ihre Verträge und holt die Klauseln zur Vertragsstrafe heraus: wie viel pro Tag, bis zu welcher Obergrenze, unter welchen Bedingungen. Dann vergleicht sie bei jeder Lieferung den vereinbarten Termin aus der Bestellung mit dem tatsächlichen Datum auf dem Lieferschein. Kommt eine Lieferung zu spät, meldet sie das sofort, solange noch Zeit für den Vorbehalt ist.

Bei jeder Berechnung steht, woher welche Angabe stammt, sodass sie sich leicht prüfen lässt. Am Monats- oder Jahresende wird alles nach Lieferanten zusammengefasst:

Lieferant	Verspätete Lieferungen	Verzugstage gesamt	Vertragsstrafe laut Vertrag
Lieferant A	14 von 24	84	8.400 €
Lieferant B	3 von 12	11	1.650 €
Lieferant C	9 von 40	17	keine Klausel im Vertrag
Gesamt			10.050 €

Auch die Zeile ohne Vertragsstrafe ist nützlich. Lieferant C ist oft zu spät, und der Vertrag hat keine Strafklausel. Das ist ein Thema für die nächste Verhandlung.

Was bei den Menschen bleibt

• Die Entscheidung. Ob eine Vertragsstrafe eingefordert wird, entscheidet immer ein Mensch. Manchmal ist es klüger, sie nicht einzufordern, sondern als Argument für einen Rabatt oder bessere Konditionen zu nutzen, denn eine gute Beziehung zum Lieferanten ist mehr wert als 600 €. Aber diese Entscheidung treffen Sie in Kenntnis der Zahlen, nicht weil niemand etwas bemerkt hat.
• Die Prüfung. Ein Mensch bestätigt die ausgelesenen Klauseln und Berechnungen, zumindest bis klar ist, wie genau die KI bei Ihren Verträgen ist.
• Rechtsfragen. Ist eine Klausel unklar oder ein Fall strittig, markiert die KI das, und die Einschätzung trifft ein Jurist.

Was Sie diese Woche tun können

Nehmen Sie Ihre drei größten Lieferanten. Prüfen Sie für jeden, ob der Vertrag eine Vertragsstrafe für Lieferverzug enthält. Vergleichen Sie dann für die letzten zehn Lieferungen den vereinbarten Termin mit dem Datum auf dem Lieferschein.

Die meisten Unternehmen entdecken mindestens eines von beidem: dass Lieferanten öfter zu spät sind, als es schien, oder dass die Verträge gar keine Strafklausel haben. Beides ist wertvoll zu wissen.

Wenn sich Ihre Verträge außerdem unbemerkt selbst verlängern, lesen Sie auch den Artikel über automatische Vertragsverlängerung.

Wie wir arbeiten

Genau das machen wir: Wir bringen KI in Geschäftsprozesse, und das ist einer der seltenen Prozesse, die kein Geld sparen, sondern Geld bringen. Wir verbinden die KI mit Ihren Verträgen, Bestellungen und Lieferscheinen, in Ihrem eigenen Azure-Abonnement, und starten mit einem Pilot auf Ihren echten Lieferungen aus dem letzten Jahr, sodass Sie sofort sehen, wie viel Geld liegen geblieben ist. Sie entscheiden über jede Vertragsstrafe, und wir messen, wie genau die KI ist. Der erste Schritt ist ein kostenloses 30-minütiges Gespräch.